Офис-менеджер

ООО «Алреадиком» - ИТ-компания, специализирующаяся в сфере системной интеграции и информационной безопасности для коммерческих организаций и государственных структур. Приглашаем на работу офис-менеджера. Обязанности: Организация работы офиса: Обеспечение жизнедеятельности офиса (техническое, хозяйственное, продовольственное обеспечение). Взаимодействие с постоянными контрагентами. Контроль чистоты, порядка и уюта в офисе. Организация работы внешнего клининга. Взаимодействие со специалистами и администрацией БЦ, где находится офис. Контроль состояния оргтехники, коммуникаций, организация ремонта и технического обслуживания оборудования. Заказ и отслеживание постоянных/временных пропусков для сотрудников и гостей, в т.ч. транспортных. Документооборот и делопроизводство: Регистрация, учёт, хранение входящей и исходящей корреспонденции, архивирование документов. Оформление счетов, договоров, доверенностей, писем, коммерческих предложений и иных документов. Приём и перенаправление входящих звонков коллегам. Информационное обеспечение работы коллег, приём и передача корреспонденции. Копировальные и множительные работы. Управление ресурсами и учёт: Обеспечение канцтоварами, продуктами, расходными материалами, ТМЦ, их приём, учёт, передача, хранение. Учёт выдачи/возврата ТМЦ. Проведение инвентаризации. Работа в CRM-системе, внесение информации в базы данных. Контроль работы корпоративных кабинетов (Яндекс Go, Мегафон, CRM и др.). Взаимодействие с курьерскими службами и почтой РФ (прием, отправка корреспонденции и посылок). Организация встреч и командировок: заказ билетов, бронирование жилья и деловых помещений. Поддержка сотрудников в поездках (билеты, гостиницы, такси, заправки). Оформление корпоративных карт. Мероприятия и коммуникации: Участие в подготовке совещаний, корпоративных мероприятий. Помощь в организации мероприятий и поздравлений партнёров. Ведение календаря дней рождения сотрудников и заказчиков. Приём посетителей, заказ и оформление пропусков. Выполнение служебных поручений директора. Консультации по установленным вопросам. Личные и деловые качества: Проактивность, умение расставлять приоритеты, инициативность, ответственность. Умение работать с информацией, предлагать решения, превращать проблемы в рабочие задачи. Вежливость, пунктуальность, чистоплотность, внимательность к деталям. Самодисциплина, надёжность. Коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость, умение работать в команде. Готовность быстро обучаться, умение и желание задавать вопросы. Умение помогать и просить о помощи. Требования: Опыт работы на схожей позиции – от 1 года. Грамотная устная и письменная речь. Навыки обработки информации (поиск/сбор, анализ, систематизация, представление), работы с документами и делового общения (устно/письменно). Владение базовыми офисными программами (Word, Excel), умение работать с офисной техникой. Условия: Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ в аккредитованной ИТ-компании. Работа в офисе, график работы – 5/2, 8 часов в день. Достойная, стабильная оплата труда. Дружный коллектив профессионалов. Лояльное руководство и система наставничества. Компенсация занятий спортом. Материальная поддержка в разных жизненных ситуациях и другие корпоративные льготы. Возможность роста и развития – личностного и профессионального. Офис в 15 минутах ходьбы от метро Ботанический сад.