Помощник директора (Передовая инженерная школа)

Обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Контроль за исполнением изданных приказов Директора Передовой инженерной школы. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя. Организует проведение телефонных переговоров, встреч руководителя, передает, принимает, записывает информацию и своевременно доводит до его сведения ее содержание. Обеспечивает контроль актуальности контента сайта структурного подразделения (своевременно обновлять информацию, отслеживать корректность данных, формировать заявки на обновление устаревших материалы). Систематизировать сведения о достижениях студентов: формировать структурированную базу данных (в т. ч. с указанием дат, номинаций, результатов), готовить информационные материалы для публикации. Размещать информацию о достижениях студентов на информационных ресурсах структурного подразделения, а также на порталах индустриального партнёра - в координации с контактным лицом партнёра (согласовывать тексты и медиаматериалы, соблюдать установленные сроки и требования к публикациям). Вести учёт и контроль перечня материально‑технических ценностей структурного подразделения: фиксировать поступление, перемещение и выбытие ценностей, своевременно актуализировать данные Требования: Опыт административной поддержки руководителя либо опыт работы в делопроизводстве/документообороте — от 3 лет. Образование Высшее профессиональное. (предпочтительно в области менеджмента, государственного и муниципального управления, документоведения и архивоведения либо смежной гуманитарной/управленческой специальности). Профессиональные знания• Нормативная база и правила ведения делопроизводства, требования к оформлению документов, принципы организации документооборота и контроля исполнения поручений.• Основы учёта материально технических ценностей, порядок оформления первичной документации и проведения инвентаризаций.• Правила деловой переписки и стандарты оформления внутренних распорядительных документов (приказы, поручения и пр.).• Базовые принципы информационной работы: подготовка и структурирование данных, работа с базами данных и таблицами, основы работы с CMS сайта. Уверенное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint) или аналогами: форматирование документов, работа со списками и таблицами, подготовка сводных данных. Навыки работы в системах электронного документооборота (СЭД) либо готовность быстро освоить используемую в организации систему. Организованность и умение работать в режиме многозадачности: способность вести параллельно несколько направлений (делопроизводство, контроль исполнения приказов, обновление сайта, подготовка встреч). Внимание к деталям и аккуратность: отсутствие ошибок в документах и публикуемых материалах, точность в учётных данных. Проактивность и исполнительность: умение не только выполнять поручения, но и самостоятельно выявлять типовые задачи и предлагать решения. Коммуникабельность и навыки координации: способность корректно взаимодействовать с внутренними подразделениями, контактными лицами индустриальных партнёров, фиксировать договорённости и контролировать их исполнение. Стрессоустойчивость, гибкость и готовность оперативно реагировать на срочные и изменяющиеся задачи. Условия: Пятидневная рабочая неделя (9:00-18:00, пт. – сокращённый рабочий день); Белая заработная плата – стабильные выплаты без задержек; Официальное трудоустройство – социальный пакет и гарантии по ТК РФ; Скидки на курсы повышения квалификации и переподготовки от ТюмГУ – возможность профессионального роста за счет университета; Система внутреннего обучения – развитие собственных навыков и профессиональных компетенций; Скидки сотрудникам в МФСЦ "Олимпия" – забота о вашем здоровье и физической форме; Корпоративные мероприятия для сотрудников и их детей – поддержка семейных ценностей; Возможность участия в научных и образовательных проектах – уникальный опыт, собственный вклад в решение масштабных задач; Комфортные рабочие места – современные кампусы в центре города; Адаптационные встречи для новых сотрудников – возможность стать частью большой команды; Доступ к библиотечным ресурсам и научным базам данных – расширение профессиональных возможностей.