Офис-менеджер/Помощник руководителя

Обязанности: Административное сопровождение офиса производственной компании: • консультация и помощь сотрудникам по административным и организационным вопросам; • контроль работы офисного и кухонного оборудования; • контроль состояния помещений (освещение, кондиционирование, отопление) и оперативное взаимодействие со службой эксплуатации зданий; • контроль службы клининга; • контроль и размещение заказов товаров для АХО; • координация заказа трансфера/такси для сотрудников. Общение с посетителями и их координация, контроль гостевого доступа: • Встреча и приветствие посетителей производственной площадки (партнеры, поставщики, подрядчики, кандидаты); • оповещение сотрудников о прибытии посетителей и координация встреч; • проверка документов, удостоверяющих личность, фиксация данных в журнале учета посетителей (или электронной системе); • выдача временных пропусков/бейджей, контроль их возврата при выходе посетителей; • информирование посетителей о правилах поведения на производственной площадке (пропускной режим, требования безопасности, запретные зоны и т.п.); • организация ожидания (чай/кофе, wi-fi-доступ, раздаточные материалы); • взаимодействие с охраной/службой безопасности по вопросам доступа, спорным ситуациям, оповещению о визитах. Документальное обеспечение задач технического директора: • ведение текущей документации службы технического директора; • разработка новых внутренних документов (при необходимости); • контроль сроков исполнения задач (поручений) технического директора; • доведение приказов, распоряжений до сведения сотрудников, ознакомление с внутренними документами. HR функции: • взаимодействие с кандидатами, приглашенными на собеседование (встреча, координация с техническим директором и руководителями подразделений), обратная связь по результатам; • контроль ведения табелей учета рабочего времени; • контроль и сопровождение обеспечения сотрудников спецодеждой. Требования: Высшее образование; Грамотная письменная и устная речь, Понимание принципов документооборота; Знание основ кадрового делопроизводства; Владение ПК, Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), Adobe Acrobat – на уровне продвинутого пользователя; Знание английского языка не ниже A2. Будет преимуществом: • опыт работы в производственных компаниях; • специальная подготовка (курсы, обучение по программам администрирования офиса, документооборота); • опыт работы в 1С:Документооборот; • опыт работы в с программами ИИ (DeepSeek, Chat GPT); • опыт подготовки документов для контролирующих органов; • опыт работы в правовых базах – Гарант, Консультант плюс. • опыт работы с таск-менеджерами (Битрикс 24, Jira, Asana). Условия: Оформление в соответствии с ТК РФ, «белая» зарплата; График работы 5/2 с 9:00 до 18:00; Адрес офиса производственной площадки: Санкт-Петербург, п. Шушары, Витебский проспект, д. 155; Трансфер (такси) от ст. м. Купчино и обратно; Оформление полиса ДМС по результатам испытательного срока; Компенсация спортзала. Ключевые навыки: Знание русского языка на продвинутом уровне; Владение ПК, Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), Adobe Acrobat на уверенном уровне. Личные качества: Пунктуальность, внимательность к деталям, ответственность, исполнительность, коммуникабельность инициативность; Хозяйка офиса; Готовность постоянно совершенствовать профессиональные навыки, обучаться работе с новыми программами.