Делопроизводитель

Обязанности: Ведение полного цикла делопроизводства: регистрация, учёт и хранение входящей/исходящей документации и приложений к ним, служебных записок. Организация и контроль документооборота : маршрутизация документов между подразделениями, подрядчиками и клиентами, контроль сроков исполнения и ответственных. Подготовка документов для подписания руководством: сбор комментариев, согласование изменений, формирование пакет документов и сопроводительных писем. Архивирование документов в физическом и электронном виде, обеспечение удобного доступа к информации, настройка поиска и метаданных. Контроль соблюдения форматов документов, унифицированных форм и требований регламентирующих документов внутри компании и в рамках проектов. Организация курьерской и почтовой службы, оформление отправок, отслеживание доставки и получение подтверждений. Поддержка подготовки и согласования проектов документов для гос и надзорных органов, если это требуется (письменные уведомления, акты обследования, запросы). Контроль конфиденциальности и доступа к документам: определение уровней доступа, работа с конфиденциальной информацией, соблюдение требований информационной безопасности. Поддержка цифрового документооборота: ввод данных в системы Битрикс24, настройка шаблонов документов, уведомлений и отчётности. Подготовка отчетности по документообороту для руководства: сроки выполнения, загрузка документов в проектные папки, аналитика по задержкам. Взаимодействие с юристами по правовым вопросам документов: обращение за правовой экспертизой, корректировка форм. Участие в внутренних аудитах документооборота: сбор и предоставление материалов, устранение замечаний. Знать кадровое делопроизводство (возможна частичная работа по кадровым делам). Поддержка локальных регламентов и инструкций по офису: обновление инструкций, внедрение изменений (при необходимости). Требования: Опыт работы делопроизводителем, секретарем, офис-менеджером или в аналогичной должности от 1 года (предпочтительно в строительной отрасли). Навыки работы с офисными программами (MS Office). Желателен опыт с системами электронного документооборота. Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность, умение работать в режиме многозадачности, работа в команде. Умение работать с конфиденциальной информацией. Знание требований охраны труда и документации по строительству будет преимуществом. Готовность к командировкам по объектам. Среднее специальное/высшее образование. Условия: Работа по графику 5/2 в офисе с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Трудоустройство согласно ТК РФ. Бесплатные комплексные обеды. Испытательный срок 3 месяца. Работа в стабильной развивающейся компании. Дружный молодой коллектив.