Обязанности:
Крупная строительная компания, реализующая проекты в области гражданского строительства. В связи с ростом объема проектов ищем делопроизводителя / диспетчера протоколов совещаний для системной работы с протоколами и контроля исполнения задач подрядными организациями. Чем предстоит заниматься Участие в производственных, координационных и штабных совещаниях (в офисе и на строительных объектах). Ведение протоколов совещаний: фиксация вопросов повестки, принятых решений, поручений, сроков и ответственных; оформление протоколов по установленной форме, согласование с руководителем проекта/объекта. Оперативная рассылка утвержденных протоколов участникам совещаний (генподрядчик, подрядчики, служба заказчика, технический заказчик, проектировщики). Регистрация и ведение базы протоколов совещаний в CRM , внутренней системе (присвоение номера, привязка к объекту, стадии работ, подрядчику). Контроль исполнения поручений по протоколам: постановка задач исполнителям (подрядным организациям, структурным подразделениям) в учетной системе / реестре; мониторинг сроков и статуса исполнения; сбор и проверка подтверждающих документов (акты, переписка, фотоотчеты, служебные записки); подготовка сводных отчетов по исполнению поручений для заместителя генерального директора по производству/ Генерального директора Коммуникации с подрядными организациями: направление им выдержек из протоколов (перечня задач и сроков); напоминания о сроках, запрос уточняющей информации, прием отчетов о выполнении; фиксация в системе подтверждений и замечаний по исполнению. Ведение делопроизводства по объектам: регистрация и маршрутизация входящей/исходящей документации по объектам (письма, служебные записки, требования, предписания, ответы на замечания); формирование и ведение номенклатуры дел по протоколам совещаний и сопутствующим документам; подготовка копий, подбор приложений и формирование дел для архива. Подготовка материалов к совещаниям: сбор исходных данных и отчетов от подрядчиков по запросам руководителя; формирование повестки, перечня вопросов и списка участников; подготовка и рассылка уведомлений о времени и месте проведения совещаний. Участие в совершенствовании форм протоколов, реестров поручений и внутренних регламентов работы с протоколами. Требования к кандидату Образование: высшее или среднее профессиональное (юридическое, управленческое, строительное либо связанное с документооборотом). Опыт работы: от 1–2 лет в должности делопроизводителя, секретаря, помощника руководителя, инженера ПТО, координатора протоколов или аналогичной позиции; опыт в строительной компании будет преимуществом. Навыки: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы с CRM (Битрикс24) приветствуется; грамотный письменный и устный русский язык, умение структурировать информацию, четко и кратко фиксировать решения и поручения; базовое пониманиепроцессов строительного производства, структуры участников (заказчик, генподрядчик, субподрядчики, службы заказчика). Личные качества: внимательность к деталям и срокам, высокая дисциплина; умение настойчиво, но корректно напоминать исполнителям о сроках и добиваться обратной связи; способность работать с большим объемом информации и параллельными задачами; стрессоустойчивость, умение работать в плотном графике совещаний и сроков. Условия Официальное трудоустройство по ТК РФ, «белая» заработная плата, выплаты 2 раза в месяц. График работы: 5/2, с 9.00 до 18.00; возможен выезд на строительные объекты по графику совещаний. Работа в команде проекта с прямым взаимодействием с руководителем проекта / заместителем генерального директора по строительству/Генеральным директором. Возможности профессионального роста: развитие в сторону координатора проектов / специалиста по управлению проектной документацией; участие в масштабных строительных проектах. Если Вы готовы расти и развиваться профессионально - добро пожаловать в нашу команду!Похожие вакансии
Диспетчер – инструктор аэродромного диспетчерского центра
От 170 000 руб.
Сочи
Международный Аэропорт Сухум