В компанию «Аспект» (инженерные системы безопасности, пожарные системы) требуется офис-менеджер — человек, который отвечает за порядок в офисе, документооборот и административную поддержку сотрудников. Это позиция для организованного и внимательного человека, который умеет работать с документами, не теряет детали и готов взять на себя широкий круг задач — от заказа канцтоваров до отправки писем почтой и заключения мелких договоров. Мы ценим самостоятельность и приветствуем использование современных инструментов, включая ИИ, для повышения эффективности работы. Обязанности Документооборот и канцелярия: Регистрация, учёт и хранение входящей / исходящей корреспонденции (письма, счета, договоры). Отправка писем и документов почтой России (регистрируемые и обычные отправления, отслеживание). Заказ канцелярских товаров, расходных материалов и хозтоваров для офиса, контроль их остатков. Подготовка и оформление мелких договоров на оказание услуг для офиса (клининг, обслуживание оргтехники, ремонтные работы, доставка воды и т.п.). Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по офисным вопросам (заявки, согласование, оплата — совместно с бухгалтерией). Работа с корпоративными системами: Ведение базы данных в Битрикс24 (создание и редактирование задач, документооборот, работа с контактами). Работа с электронной почтой (обработка входящих, рассылки, оперативные ответы). Административная поддержка: Приём и распределение входящих звонков, консультирование по общим вопросам. Приём посетителей, создание комфортной атмосферы в офисе. Контроль состояния оргтехники и коммуникаций, своевременный вызов специалистов при неполадках. Подготовка к совещаниям, заседаниям: оповещение участников, подготовка материалов. Выполнение служебных поручений руководителя в пределах своей компетенции. Поддержание офиса в порядке: Контроль чистоты и порядка в офисе (взаимодействие с клининговой службой). Организация текущих ремонтных работ, если требуется (вызов мастеров, согласование, контроль выполнения). Обеспечение сотрудников необходимыми материалами и оборудованием для работы. Что мы ждём Обязательно: Опыт работы офис-менеджером или в административной роли от 1 года. Уверенное владение Битрикс24 (задачи, документооборот, CRM). Опыт работы с электронной почтой и офисным пакетом (Word, Excel). Знание делопроизводства и правил оформления документации. Внимательность к деталям — ошибки в документах и расчётах недопустимы. Грамотная устная и письменная речь. Ответственность, пунктуальность, организованность. Будет преимуществом: Опыт заключения мелких договоров (клининг, аренда, обслуживание). Навыки работы с ИИ-инструментами (нейросети для работы с текстами, таблицами, документами) — это поможет быстрее и качественнее выполнять рутинные задачи. Умение работать с CRM-системами (в т.ч. Битрикс24 на продвинутом уровне). Знание 1С (для учёта канцтоваров и МЦ). Опыт проведения закупок для офиса (канцтовары, хозтовары, мебель, оргтехника). Образование: среднее специальное или высшее (не обязательно профильное, но приветствуется управленческое / экономическое). Условия Оклад 60 000 – 65 000 ₽ на руки (зависит от опыта и владения инструментами). Испытательный срок 3 месяца. График 5/2: 8:00 – 17:00, пятница до 16:00. Чай, кофе, снеки в свободном доступе. Официальное оформление по ТК РФ. Компания с 10-летней историей — стабильность и порядок. Возможность влиять на удобство работы всего офиса — вы главный по комфорту и порядку. О компании ООО «Аспект» — системный интегратор в области пожарной безопасности и инженерных систем. Работаем с крупными промышленными заказчиками. В офисе — дружный коллектив, чёткие процессы и уважение к каждому сотруднику. Ожидания от кандидата Внимательность: Ошибки в реестрах, договорах и почтовых отправлениях обходятся дорого Системность: Регулярные закупки, контроль остатков, плановые проверки — без хаоса Грамотная речь: Общение с поставщиками, почтой, клиентами — вы лицо компании в этих вопросах Ответственность: Доверие руководителя — вы исполнитель, который не требует постоянного контроля
Похожие вакансии