Обязанности:
Мы – ГК «ПРОМОМЕД», инновационная российская фармацевтическая компания полного цикла, занимающаяся разработкой, производством и продвижением рецептурных и безрецептурных препаратов в социально важных терапевтических областях: онкология, эндокринология, инфекционные заболевания, ментальное здоровье, здоровье опорно-двигательного аппарата. И сейчас мы ищем Координатора способного усилить команду. Пожалуйста, указывайте, ваши зарплатные ожидания в сопроводительном письме. Кандидаты без указания финансовых ожиданий не рассматриваются. Чем вам предстоит заниматься: Управление документооборотом: Организация, согласование и поддержание документооборота в ERP-системе (1С) и корпоративных файлообменных сервисах. Обеспечение своевременной архивации документов. Документарное сопровождение деятельности Общества: лидирование процессов согласования договоров, счетов и прочих документов, а также их оперативное внесение в соответствующие базы данных и информационные системы. Полное ведение электронного документооборота с клиентами посредством систем «Диадок» и аналогичных платформ. Оформление, регистрация и управление входящей/исходящей корреспонденцией, а также внутренними документами (приказы, служебные записки, письма). Ведение электронного и бумажного архива всей документации Общества. Контроль сроков подписания и предоставления всех необходимых документов. Коммуникации и взаимодействие: Ведение деловой переписки с клиентами, оперативная обработка входящих запросов. Прием входящих телефонных вызовов, первичное консультирование и, при необходимости, переадресация. Эффективное распределение почтовой и электронной корреспонденции. Взаимодействие с различными подразделениями Общества для централизованного сбора и предоставления информации. Подготовка корпоративных рассылок о внутренних изменениях и информирование сотрудников Общества. Организация мероприятий и поддержка: Подготовка и координация организационных аспектов рабочих встреч, совещаний и переговоров (оповещение участников, формирование повесток и подготовка необходимых материалов). Оформление протоколов совещаний, а также последующий контроль за исполнением принятых поручений и решений. Организация проектных мероприятий: воркшопы, рабочие группы. Координирование проведения мероприятий, выставок, конференций с полным ведением сопроводительного документооборота. Встреча и приём гостей, делегаций, организация командировок, включая бронирование билетов и гостиниц. Информационная поддержка и отчетность: Подготовка простых отчетов, таблиц и презентаций в соответствии с установленными шаблонами. Подготовка отчетности по запросу руководства. Мониторинг статуса выполняемых задач, своевременное напоминание ответственным сотрудникам о приближающихся сроках исполнения (дедлайнах). Административно-хозяйственное обеспечение: Обеспечение Общества всеми необходимыми канцелярскими товарами и расходными материалами. Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг (клининговые службы, охрана, операторы связи).Похожие вакансии