Секретарь CEO (бизнес-ассистент генерального директора)

Обязанности: Управление временем CEO;​​​​​​​​​​​​​​ Формирует и ежедневно актуализирует календарь CEO: встречи, совещания, выезды, переговоры, стратегические блоки, личные и резервные окна; Предварительно оценивает целесообразность входящих встреч: цель, участники, ожидаемое решение, материалы, необходимое время CEO; Не допускает включения в календарь встреч без понятной цели, владельца вопроса и ожидаемого результата; Подтверждает встречи с участниками, контролирует готовность материалов и напоминает о них заблаговременно; Организует командировки, деловые поездки, производственные выезды и визиты партнёров; Принимает, систематизирует и приоритизирует входящую корреспонденцию, обращения, документы и запросы для CEO; Готовит к рассмотрению CEO краткие справки по вопросу: суть, инициатор, срок, требуемое решение, приложенные материалы и риски; Проверяет проекты приказов, писем, служебных записок, договорных и иных документов на комплектность, корректность оформления, наличие виз и приложений; По поручению CEO готовит проекты писем, запросов, протокольных решений, поручений, приказов и презентационных материалов; Ведёт единое структурированное электронное хранилище документов CEO с понятными правилами доступа, версионности и конфиденциальности; Обеспечивает, чтобы на подпись CEO поступали только подготовленные документы: с понятной сутью, ответственным, финансовыми последствиями и согласованиями; Совещания и протоколы; Формирует годовой и месячный календарь регулярных управленческих совещаний CEO; Организует еженедельные оперативные, ежемесячные производственно-экономические, проектные и иные совещания; Не позднее установленного срока собирает повестку, отчёты, план-факт показатели, материалы по проблемам и предложениям решений; Ведёт протокол совещания в формате: решение — действие — ответственный — срок — критерий завершения; Рассылает утверждённые протоколы участникам и вносит поручения в реестр контроля; Контроль поручений; Фиксирует формулировку результата, владельца поручения, срок, промежуточные контрольные точки и статус исполнения; Еженедельно представляет CEO краткий отчёт: выполнено, просрочено, под риском, требует решения CEO; Напоминает ответственным о сроках, запрашивает подтверждение фактического статуса и доказательства выполнения; Эскалирует CEO просрочки, отсутствие ответа, конфликт ресурсов или ситуацию, когда поручение формально закрыто, но результат не достигнут; Коммуникации и приёмная; Организует внешние и внутренние коммуникации CEO: телефонные переговоры, встречи, приём посетителей, переписку, приглашения; Выступает первым фильтром входящих запросов к CEO, корректно направляя вопросы в соответствующие подразделения и оставляя CEO только вопросы его уровня; Поддерживает деловой стиль общения с сотрудниками, собственниками, клиентами, поставщиками, банками, аудиторами и государственными органами; Административное обеспечение; Организует рабочее место CEO, обеспечивает готовность переговорных, средств связи, материалов и оборудования к встречам; Взаимодействует с IT, службой безопасности, HR, бухгалтерией и др. по вопросам обеспечения деятельности CEO; Участвует в подготовке корпоративных мероприятий, рабочих сессий, визитов клиентов, партнёров и аудиторов; Требования: Наши ожидания от кандидата: Опыт работы персональным/бизнес-ассистентом руководителя от 3 лет; Свободный английский язык (не ниже уровня B2) — желательно; Развитые навыки тайм-менеджмента, умение координировать задачи в режиме многозадачности; Высокая грамотность, знание бизнес-этикета и правил делового общения; Проактивность, умение самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций; Готовность к ненормированному рабочему дню (при производственной необходимости). Условия: Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом; Место работы - офис на ул. Чаадаева, д. 3Б; Оформление - трудовой договор; График работы - пятидневная рабочая неделя с 8 до 17, сб., вс. выходной; ДМС.