Главный специалист по сопровождению трансформационных проектов / Проектный администратор

ГБУ МО "Мосавтодор" ищет главного специалиста по сопровождению трансформационных проектов / проектного администратора. Нужен исполнительный, системный и внимательный сотрудник, который сможет помогать заместителю генерального директора по развитию и цифровизации в ежедневном сопровождении проектов: вести задачи в Битрикс24, контролировать сроки, собирать статусы, фиксировать договоренности, готовить протоколы, письма, справки и материалы к совещаниям. Обязанности: - Ведение и контроль проектной деятельности: • Ведение единого реестра трансформационных проектов. • Обеспечение актуальности информации по каждому проекту. • Ведение перечня задач, сроков, ответственных лиц и контрольных точек. • Запрос у исполнителей информации о текущем статусе выполнения задач. • Контроль исполнения поручений. • Фиксация нарушений сроков, препятствий к выполнению задач и вопросов, по которым отсутствуют решения. • Подготовка кратких отчетов о текущем статусе проектов для руководителя. • Обеспечение фиксации договоренностей, достигнутых в переписке, устных обсуждениях и на совещаниях. - Работа в «Битрикс24»: • Создание проектных пространств, задач и контрольных списков в «Битрикс24». • Назначение ответственных лиц, соисполнителей, наблюдателей и сроков исполнения. • Контроль актуальности статусов задач. • Размещение в задачах документов, протоколов, комментариев и материалов. • Контроль исполнения задач в установленные сроки. • Подготовка выгрузок по просроченным задачам, ответственным лицам и текущим статусам. • Контроль завершения задач только после подтверждения их фактического выполнения. - Сопровождение совещаний: • Подготовка повестки проектных совещаний. • Предварительный сбор материалов от участников. • Подготовка кратких справок, таблиц и информации о статусах к совещаниям. • Фиксация принятых решений. • Подготовка протоколов и перечней поручений. • Оформление договоренностей, достигнутых по итогам совещаний, в виде конкретных задач в «Битрикс24». • Контроль исполнения поручений по итогам совещаний. • Подготовка для руководителя краткой информации о принятых решениях, ответственных лицах, сроках и проблемных вопросах. - Взаимодействие с участниками проектов: • Взаимодействие с исполнителями внутри Учреждения. • Запрос информации у структурных подразделений. • Направление исполнителям напоминаний о сроках этапов и проектов. • Уточнение причин задержек. • Получение конкретной информации о статусе выполнения задач. • Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками. • Регулярное рабочее взаимодействие с представителями Министерства транспорта и дорожной инфраструктуры Московской области, Министерства государственного управления и связи Московской области и иных органов власти. • Передача руководителю на рассмотрение вопросов, требующих управленческого решения. - Подготовка документов и материалов: • Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и поручений. • Ведение проектных папок и реестров документов. • Обеспечение актуальности дорожных карт. • Подготовка таблиц, информации о статусах, контрольных списков и справок. • Сбор материалов для докладов, презентаций и совещаний. • Обеспечение наличия по каждому проекту актуальных документов, сроков, ответственных лиц и решений. - Контроль рисков и проблемных вопросов: • Фиксация рисков по проектам. • Ведение перечня проблемных вопросов. • Контроль вопросов, по которым отсутствуют принятые решения. • Информирование руководителя о рисках нарушения сроков. • Фиксация повторяющихся нарушений при исполнении задач. • Подготовка для руководителя краткой информации о проблеме, ответственном лице, сроке и требуемом решении. - Взаимодействие с подрядчиками и внешними исполнителями: • Запрос у подрядчиков информации о текущем статусе работ. • Контроль сроков предоставления материалов. • Фиксация отклонений от достигнутых договоренностей. • Подготовка вопросов для рабочих встреч. • Сопоставление фактического выполнения работ с дорожной картой. • Информирование руководителя о задержках, рисках и проблемных вопросах во взаимодействии с подрядчиками. Требования, Профессиональные навыки и умения: Обязательные: - Опыт административного, проектного или организационного сопровождения задач; - Умение одновременно сопровождать несколько проектов и поручений; - Уверенное владение Word, Excel и PowerPoint; - Опыт работы в CRM-системе «Битрикс24» или аналогичных системах; - Грамотная устная и письменная речь; - Навыки подготовки протоколов, писем, справок и поручений; - Внимательность при контроле сроков, деталей и достигнутых договоренностей; - Исполнительская дисциплина; - Способность самостоятельно запрашивать и уточнять необходимую информацию; - Навыки делового взаимодействия с руководителями, исполнителями, подрядчиками и представителями органов власти; - Готовность к работе с большим количеством задач и участников. Желательные: - Опыт работы в проектном офисе; - Опыт сопровождения цифровых, организационных или управленческих проектов; - Опыт работы в государственном секторе, ГБУ, органах власти или крупных инфраструктурных организациях; - Опыт ведения задач в «Битрикс24»; - Опыт подготовки материалов для руководства; - Опыт взаимодействия с подрядчиками; - Базовое понимание порядка подготовки технических заданий, исполнения договоров, проведения закупок и внедрения информационных систем. Условия: ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА (НА РУКИ): 150 000 руб. график работы: понедельник-пятница Режим работы: пн-чт: с 8:45 до 17:45 пт: с 8:45 до 16:30 место работы: г.о. Красногорск, 26 км автодороги "Балтия", "Бизнес-центр "Рига-Ленд" Корпоративный транспорт: от ст. м Строгино (~20 мин.), м. Щукинская (~25 мин.), ж/д ст. Красногорская (~10 мин.)