Делопроизводитель

Присоединяйтесь к динамично развивающейся компании по строительству домов из армированного бетона — нам нужен внимательный и организованный делопроизводитель! Если вы умеете превращать хаос в порядок, легко ориентируетесь в документах и любите, когда всё чётко и по делу, — это ваша возможность стать важной частью команды, которая воплощает в жизнь современные и надёжные дома. Мы ждём человека, который: уверенно владеет MS Office, Excel и CRM, умеет быстро находить нужную информацию; внимателен к деталям и ответственен — в строительстве точность в документах критически важна; умеет грамотно писать и говорить, выстраивать деловую переписку; способен работать в режиме многозадачности и спокойно решать оперативные задачи; понимает специфику строительной сферы или готов быстро в неё погрузиться. Что мы предлагаем: стабильную работу и заработок в перспективной отрасли и участие в интересных проектах; понятные задачи и поддержку со стороны команды; возможности для профессионального роста по мере развития компании. Если вы готовы навести идеальный порядок в документообороте и стать надёжной опорой для нашей команды — отправляйте резюме!Давайте вместе строить не только дома, но и успешную карьеру! Обязанности: Принимать и обрабатывать входящие звонки от клиентов, вежливо и корректно консультировать по базовым вопросам, фиксировать ключевые детали обращений и при необходимости перенаправлять запросы профильным специалистам. Вести CRM-систему компании: своевременно вносить данные о клиентах и коммуникациях, актуализировать статусы сделок и задач, формировать отчёты по активности и воронке продаж в соответствии с принятыми в компании стандартами. Организовывать и поддерживать документооборот: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать сроки исполнения документов, готовить пакеты бумаг для отправки, следить за комплектацией и сохранностью документации. Формировать и систематизировать электронные и бумажные архивы, обеспечивать быстрый поиск нужных документов по запросу сотрудников. Подготавливать типовые письма, уведомления, справки и другие документы по утверждённым шаблонам, проверять их на корректность и соответствие внутренним регламентам. Координировать взаимодействие между отделами по вопросам, связанным с документами и клиентскими запросами (например, передавать в юридический отдел договоры на проверку, в бухгалтерию — запросы на выставление счетов). Вести переговоры с партнёрами по организационным и делопроизводственным вопросам (согласование сроков, форматов документов, порядка обмена данными), соблюдать принятый в компании стиль коммуникации и фиксировать итоги обсуждений в CRM. Осуществлять письменную коммуникацию с партнёрами: готовить и отправлять официальные письма, запросы и подтверждения, согласовывать формулировки документов, отслеживать получение ответов и соблюдение договорённостей, оперативно реагировать на уточняющие вопросы. Обрабатывать входящую почту: сортировать корреспонденцию по направлениям и приоритетам, регистрировать письма и уведомления, оперативно перенаправлять профильным сотрудникам, отслеживать важные входящие сообщения (в т. ч. от госорганов, банков, подрядчиков), фиксировать сроки реагирования. Готовить и отправлять исходящую почту: проверять комплектность вложений, корректно оформлять адреса и сопроводительные документы, вести учёт отправлений, при необходимости использовать курьерские службы и почтовые реестры, сохранять подтверждения отправки. Формировать заявки на закупку канцелярских принадлежностей и расходных материалов для офиса (по утверждённому перечню или на основе заявок сотрудников), согласовывать объёмы и сроки поставки с ответственным подразделением или поставщиком. Отслеживать исполнение заявок на канцелярию: контролировать сроки поставки, проверять соответствие полученного заказа заявке (ассортимент, количество, качество), организовывать распределение материалов по рабочим местам и вести учёт остатков канцтоваров на складе/в офисе. Выполнять отдельные поручения руководителя в рамках делопроизводственных процессов (сбор данных, подготовка сводных таблиц, мониторинг статусов документов и т. п.). Требования: Опыт работы делопроизводителем, секретарём или в смежных административных ролях от 1 года. Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel), базовые навыки работы с электронной почтой и облачными хранилищами. Практический опыт работы в CRM-системе (Битрикс24, amoCRM, 1С:CRM), готовность быстро освоить ту, что используется в компании. Понимание базовых принципов делопроизводства и правил оформления документов (реквизиты, нумерация, визы, сроки хранения). Грамотная устная и письменная речь, умение корректно общаться с клиентами и партнёрами по телефону и в переписке. Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность, способность работать с большим объёмом информации и соблюдать дедлайны. Стрессоустойчивость и умение сохранять доброжелательный тон в общении даже при сложных или повторяющихся вопросах. ​​​​​​​Будет плюсом: Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) или 1С. Навыки работы с офисной техникой (МФУ, факс, мини-АТС). Базовые знания нормативных актов в области документооборота (ГОСТы по оформлению документов). Опыт поддержки отдела продаж или партнёрской сети (ведение базы контактов, подготовка коммерческих документов, контроль статусов договорённостей). Навыки базового административно-хозяйственного обеспечения офиса (оформление заявок на расходники, работа с поставщиками канцтоваров, ведение складского учёта мелких ТМЦ). Условия: официальное трудоустройство по ТК РФ; график работы: 5-дневная рабочая неделя, с 9:00 до 18:00; обучение, тимбилдинги, бизнес-встречи и выезды; наставничество и поддержка; корпоративная мобильная связь и оборудованное рабочее место; обучение по продукту и техпроцессам; понятные регламенты и шаблоны документов (КП, письма, договоры).