Обязанности:
Бизнес-ассистент руководителя подразделения В команду требуется сильный и организованный ассистент руководителя, который умеет держать под контролем задачи, документы, встречи и коммуникации. Это позиция для человека, который быстро ориентируется в рабочих процессах, умеет наводить порядок, не теряет детали и помогает руководителю сосредоточиться на действительно важных вопросах Чем предстоит заниматься Вести календарь руководителя: планировать рабочий день, согласовывать встречи, звонки, совещания и напоминания Организовывать переговоры, рабочие встречи и внутренние совещания: формировать график, координировать участников, готовить переговорную и Принимать гостей, клиентов и партнеров, обеспечивать корректный и организованный приём посетителей. Работать с входящими звонками, письмами, сообщениями и запросами, своевременно передавать информацию руководителю и коллегам. Подготавливать документы: письма, служебные записки, приказы, регламенты, отчеты, таблицы, презентации и иные рабочие материалы. Вести документооборот: передавать документы на подпись, отслеживать возврат, систематизировать и хранить документы в порядке. Контролировать исполнение поручений руководителя, фиксировать сроки, ответственных и статусы задач. Координировать взаимодействие между руководителем, сотрудниками подразделений, подрядчиками и внешними контрагентами. Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, воды и расходных материалов, контроль порядка в офисе и переговорных. Выполнять административные и организационные поручения руководителя в рамках деятельности подразделения. Кого ищем Нужен человек, который умеет совмещать аккуратность, скорость и высокий уровень ответственности. В этой роли важны не только исполнительность, но и способность самостоятельно организовать работу, увидеть, где может возникнуть сбой, и заранее закрыть вопрос без постоянных напоминаний со стороны руководителя. Что важно для этой роли Опыт работы ассистентом руководителя, помощником руководителя, секретарем, администратором или офис-менеджером от 3 года. Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой перепиской и навыками делового общения. Умение работать в режиме многозадачности, быстро расставлять приоритеты и держать в фокусе несколько процессов одновременно. Внимательность к деталям, аккуратность в документах и высокий уровень самоорганизации. Уверенное владение MS Office или Google Docs, таблицами, почтой, мессенджерами и офисной техникой, Опыт работы с CRM (Bitrix24) Тактичность, доброжелательность, стрессоустойчивость и умение сохранять конфиденциальность. Что предлагаем Работу в офисе в Калининграде в стабильной компании. Полную занятость и понятный круг задач. Прямое взаимодействие с руководителем и участие в ежедневной работе подразделения. Доход 60 000–80 000 руб. на руки, обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата. Возможность профессионально расти внутри компании и усиливать свою роль по мере расширения зоны ответственности. Ищем не просто исполнителя, а человека, который станет надежной опорой для руководителя в ежедневной работе. На этой позиции важны: собранность, высокий уровень самоорганизации, системность, умение видеть картину целиком и держать под контролем множество параллельных задач - от встреч и переговоров до документов, поручений и офисных процессов.Похожие вакансии