Административный помощник

Обязанности: Работа с договорами:- Оформление и заведение договоров в электронные системы;- Контроль корректности реквизитов сторон, условий договора;- Своевременное направление договоров контрагентам на подписание;- Ведение учёта заключённых договоров, формирование отчётов по ним;- Архивирование договорной документации (в бумажном и/или электронном виде).Выставление счетов и закрывающих документов:- Формирование и выставление счетов клиентам;- Подготовка актов выполненных работ, счетов-фактур и иных закрывающих документов;- Работа в 1С: оформление первичной документации;- Отслеживание сроков оплаты по выставленным счетам.Контроль дебиторской задолженности:- Ведение учёта дебиторской задолженности;- Мониторинг сроков оплаты клиентами;- Направление напоминаний о необходимости оплаты;- Взаимодействие с отделом продаж и бухгалтерией по вопросам взаиморасчётов;- Формирование отчетности по дебиторской задолженности.Организация административно-хозяйственной деятельности офиса:- Обеспечение бесперебойной работы офиса: контроль наличия канцелярских товаров, расходных материалов, оргтехники;- Взаимодействие с подрядчиками (службы технического обслуживания);- Контроль чистоты и порядка в офисе;- Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц, подготовка авансовых отчётов).Организация встреч, совещаний:- Планирование и организация проведения совещаний, переговоров, конференций;- Подготовка зала для деловых встреч: обеспечение необходимого оборудования (проектор, колонки, бумага, ручки и пр.), кофе-брейка;- Рассылка приглашений, согласование времени и состава участников;- Ведение протоколов и фиксирование поручений (при необходимости);- Размещение информации о встречах в корпоративных системах (календарь, портал).Делопроизводство и документооборот:- Прием, регистрация, распределение входящей и исходящей корреспонденции;- Формирование и отправка писем, запросов, официальных ответов;- Ведение деловой переписки с контрагентами, партнерами, государственными органами;- Соблюдение режима конфиденциальности при работе с документами. Требования: - Опыт работы в сфере административного сопровождения не менее 1–2 лет;- Знание программ: Microsoft Office (Excel, Word), 1С (Бухгалтерия), электронный документооборот;- Умение работать с договорной базой;- Ответственность, организованность, внимательность к деталям;- Грамотная письменная и устная речь;- Опыт организации мероприятий и ведения деловой переписки. Условия: - Комфортные условия работы: современный офис, оборудованное рабочее место, ОФИСНЫЙ формат работы (г. Домодедово);- Социальная защищенность, прозрачные условия трудоустройства: оформление по ТК РФ, белая зарплата;- Доход обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;- Удобный график работы: пятидневная рабочая неделя с 8:00 до 17:00;- Самостоятельность в работе, высокий уровень ответственности.