Обязанности:
Должностные обязанности: Регистрация авторских договоров и внесение информации в систему: - ведение единого реестра авторских договоров; - работа с бумажной версией документа (внесение номера, даты, сканирование, обезличивание конфиденциальных данных и т.д.); - создание нового проекта в системе с внесением ключевой информации (данные авторов, проценты по выплатам, сроки действия, принадлежность к каталогу т.д.). 2. Работа с документами, относящимися к договорам (дополнительное соглашение, акт о принятии рукописи к рассмотрению, акт об одобрении, акт о введении в эксплуатацию, договор об отчуждении и др.): - работа с бумажной версией документа (внесение номера, даты, сканирование, обезличивание конфиденциальных данных и т.д.); - внесение изменений в основной договор в системе (добавление нового автора/наследников, изменение распределения гонорара, срока действия договора и др.). 3. Закрытие проектов: - работа с бумажной версией документа о закрытии договора (соглашение о расторжении, уведомление о прекращении действия договора, служебная записка); - внесение информации о закрытии договора в систему (загрузка документа, изменение статуса проекта с обоснованием и т.д.). 4. Работа с сигнальными экземплярами книг: - получение и передача сигнальных экземпляров изданий главным специалистам; - информирование авторов о вышедших изданиях; - заказ авторских экземпляров в отделе логистики. 5. Работа с авторами: - связь с авторами по вопросам актуальности данных (банковские реквизиты, данные паспорта и др.). 6. Работа с отчетами в системе: - формирование отчетов по запросу. 7. Работа с запросами от дивизиона продаж: - формирование перечня действующих договоров; - предоставление информации о полном составе авторского коллектива по конкретным проектам. 8. Работа с архивом авторских документов: - формирование архива авторских документов (договоры, доп. соглашения, согласия на обработку персональных данных и др.); - перемещение пакета документов из раздела «действующие» в раздел «расторгнутые»; - проверка пакета документов на соответствие статусу проекта («действующий» или «расторгнутый»); - уничтожение дубликатов, копий личных документов, рецензий и др.; - проверка наличия документов в системе, загрузка отсутствующих в системе документов и внесение информации по ним. Требования к специалисту: высшее образование (предпочтительно библиотечно‑информационное или в сфере издательского дела); опыт работы не менее 2-х лет в сфере документооборота или издательской деятельности; опыт ведения реестров и баз данных; опыт взаимодействия с контрагентами; знание правил обработки и защиты персональных данных; знание порядка оформления и ведения договорной документации, принципов организации архивного хранения документов, правил сканирования и обработки электронных документов (включая обезличивание конфиденциальной информации); умение проверять комплектность и корректность документов; навыки архивирования и систематизации документов; грамотная письменная и устная речь; опыт деловой переписки и телефонных переговоров; внимание к деталям и аккуратность при работе с числовыми данными (проценты выплат, сроки и т. д.); уверенный пользователь MS Office (особенно Excel и Word); опыт работы с системами электронного документооборота (знание Microsoft Dynamics AX (Axapta) будет являться преимуществом); владение программами для сканирования и обработки изображений; ответственность и исполнительность; внимательность и скрупулезность; организованность и самодисциплина; коммуникабельность и вежливость в общении; способность к обучению и освоению новых инструментов и регламентов.Похожие вакансии
Ведущий специалист отдела планирования и координации
От 80 000 до 80 000 руб.
Москва
Академия, издательский центр
Ведущий специалист отдела стратегического планирования и развития
От 123 487 до 123 487 руб.
Москва
Федеральное государственное бюджетное учреждение Российский Детско-Юношеский Центр
Ведущий специалист отдела планирования проектов и программ
От 90 000 руб.
Москва
ФГАУ Ресурсный молодежный центр
Ведущий специалист отдела планирования и контроля деятельности
От 90 000 до 90 000 руб.
Москва
ФГУП Центральный научно-исследовательский институт химии и механики