Обязанности:
Ищем человека, который станет надёжной опорой руководителя: будет держать в порядке календарь, документы, договорённости и процессы. Чтобы руководитель спокойно занимался главным, а не тушил мелкие пожары. Нам нужен системный, внимательный и тактичный человек. Что предстоит делать: Организация рабочего дня руководителя Вести календарь встреч, совещаний, мероприятий и личных дел. Планировать расписание, вовремя напоминать о сроках и обязательствах. Готовить материалы к встречам и следить, чтобы договорённости действительно исполнялись. Организовывать поездки: билеты, логистика, сопутствующие вопросы. Приёмная и коммуникации Принимать и распределять звонки и корреспонденцию. Вести деловую переписку с сотрудниками, партнёрами, обучающимися и посетителями. Организовывать встречи и приёмы. Фиксировать обращения и контролировать обратную связь. Документооборот и делопроизводство Готовить, оформлять, регистрировать и систематизировать документы. Принимать и обрабатывать заявления обучающихся, проверять комплектность и корректность. Поддерживать и актуализировать шаблоны, формы и сопутствующие документы. Работать с внутренними положениями и нормативными документами. Контролировать сроки подготовки, согласования и исполнения. Порядок и автоматизация Держать в порядке документы, календари, реестры и задачи. Создавать и вести систему фиксации поручений, сроков и статусов. Разрабатывать чек-листы, шаблоны и инструкции для повторяющихся процессов. Искать и внедрять разумную автоматизацию рутины. Мероприятия и поручения Организационно сопровождать конференции, совещания и деловые встречи. Координировать участников, сроки и материалы. Самостоятельно вести поручения в рамках полномочий, контролировать сроки и результаты, своевременно сообщать о статусе, рисках и задержках. Предлагать решения и доводить их до реализации. Кого мы ищем: • Опыт личным помощником руководителя, ассистентом директора или секретарём-делопроизводителем от 3 лет. • Уверенное ведение календаря, организация встреч, деловая переписка и поездки. • Сильные навыки делопроизводства: оформление, регистрация, систематизация, контроль сроков. • Уверенное владение офисными программами, таблицами, электронными документами и календарями. • Опыт создания шаблонов, реестров, чек-листов и регламентов. • Умение держать много разноплановых задач без потери сроков и деталей. • Опыт в образовательной организации — преимущество. Личные качества, которые для нас важны: Воспитанность, интеллигентность, тактичность и уважительное отношение к людям. Грамотная устная и письменная речь, знание делового и телефонного этикета. Системность и привычка фиксировать договорённости. Исполнительность + самостоятельность + здравый смысл. Умение расставлять приоритеты и сохранять спокойствие при высокой нагрузке. Доброжелательность и конструктивный подход. Конфиденциальность. Готовность вовремя сказать о проблеме и предложить решение. Мы особенно ценим тех, кто: — не полагается только на память, а ведёт календарь и фиксирует задачи; — не ждёт напоминаний, а сам отслеживает исполнение; — не откладывает сообщение о сложностях «на потом»; — не просто обозначает проблему, а предлагает варианты; — умеет корректно общаться с людьми разного статуса; — помогает руководителю рационально использовать время и поддерживает порядок. Условия: • Заработная плата от 130 000–150 000 ₽ на руки; • График 5/2; • Официальное оформление по ТК РФ; • Офис в Москве, метро «Марьина Роща» 5 минут от метро. • Возможность расти и расширять компетенции прямо в процессе работыПохожие вакансии
Личный ассистент руководителя/помощник руководителя/бизнес-ассистент
Договорная
Москва
Корпорация «Сача»