Обязанности:
Административный менеджер / координатор проектов В стабильно развивающуюся инжиниринговую компанию с 15-летним опытом работы на рынке требуется административный менеджер / координатор проектов. Основная задача — обеспечивать своевременное и корректное ведение проектного документооборота, помогать руководителям проектов решать организационные вопросы и контролировать выполнение административных процедур на всех этапах реализации проектов. Ваши задачи 1. Документооборот и договорная работа Полный цикл делопроизводства по вверенным проектам: организация согласования и заключения договоров и дополнительных соглашений. Подготовка финансовых и технических актов, справок и сопроводительных документов; организация их согласования и подписания представителями Заказчика и Исполнителя. Контроль документооборота по проектам: сбор возвратных оригиналов, проверка корректности закрывающих бухгалтерских документов и наличия оригиналов в офисе. Организация архивации проектной документации. Формирование и поддержание в актуальном состоянии отчётных документов и реестров: исполнения обязательств по проектам и договорам, входящей и исходящей документации, договоров и платежей. Организация документооборота с субподрядчиками компании в рамках реализации проектов. 2. Организационная поддержка руководителей проектов Помощь руководителям проектов в составлении планов-графиков, подготовке сопроводительных писем и другой проектной документации. Поддержка сотрудников по текущим проектным запросам: организация транспорта и логистики, поиск субподрядчиков, заказ пропусков и оформление различных заявок. Координация решения текущих организационных вопросов, взаимодействие с коллегами и внешними контрагентами. Выполнение организационных и административных поручений руководителей проектов в рамках реализации проектов. 3. Сопровождение внешнеэкономической деятельности и международной логистики Административное сопровождение поставок оборудования и грузов из-за рубежа в Россию. Подготовка и оформление документов по внешнеэкономическим сделкам: контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и сопутствующей документации. Взаимодействие с зарубежными поставщиками, логистическими компаниями и перевозчиками по вопросам организации и сопровождения поставок. Координация взаимодействия с таможенным брокером: своевременная подготовка и передача необходимых документов и информации для таможенного оформления. Подачу таможенной декларации осуществляет таможенный брокер. Взаимодействие со складами временного хранения (СВХ), координация вопросов размещения и выдачи грузов, сбор и передача необходимых документов. Контроль комплектности документов и координация участников процесса на различных этапах поставки. Задачи по сопровождению ВЭД и логистики возникают ориентировочно один раз в месяц. Наши ожидания Опыт административной и организационной работы в коммерческой компании или государственном учреждении. Практический опыт ведения делопроизводства и документооборота в рамках проектов. Умение работать с договорами, дополнительными соглашениями, актами и сопроводительной документацией. Уверенное владение MS Office и готовность быстро осваивать новое программное обеспечение. Проактивный подход к решению задач: умение самостоятельно находить информацию, взаимодействовать с коллегами и контрагентами и доводить вопросы до результата. Системное мышление, внимательность к деталям, аккуратность и любовь к порядку. Ответственность, доброжелательность и готовность помогать коллегам в решении рабочих вопросов. Будет преимуществом Опыт работы с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), международными поставками, логистическими компаниями и складами временного хранения. Опыт подготовки и сопровождения внешнеторговых контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и других документов по поставкам. Опыт взаимодействия с таможенными брокерами и сопровождения таможенного оформления грузов. Опыт работы с казначейством, сопровождения платежей и контроля целевого использования денежных средств. Опыт работы с бюджетными средствами, субсидиями, грантами и программами финансирования, реализуемыми фондами и другими организациями. Навыки подготовки отчётности по использованию целевых средств, ведения реестров обязательств и платежей, контроля сроков и комплектности подтверждающих документов. Условия работы Заработная плата: оклад от 100 000 рублей плюс ежемесячный бонус. Официальное оформление по ТК РФ. Доход не ограничивается окладом и может увеличиваться за счёт премий за существенный вклад в работу компании. Испытательный срок — 3 месяца. ДМС с первого дня работы Место работы: Москва, офис в районе станций метро «Авиамоторная» / «Площадь Ильича». График работы обсуждается с руководителем. Возможность частичной удалённой работы. Если вам нравится наводить порядок в документах, координировать процессы, взаимодействовать с людьми и помогать команде эффективно решать рабочие задачи, будем рады познакомиться!Похожие вакансии
Менеджер проектов / Координатор проектов
От 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Авиамоторная, Москва Товарная, Лефортово
Служба занятости населения города Москвы
От 90 000 руб.
Москва. Станции метро: Авиамоторная, Москва Товарная, Лефортово
Авс Центр
Договорная
Москва. Станции метро: Авиамоторная, Москва Товарная, Лефортово
WE-ON
От 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Авиамоторная, Москва Товарная, Лефортово
Авалон Системзвижен
От 69 600 до 69 600 руб.
Москва. Станции метро: Авиамоторная, Москва Товарная, Лефортово
СИНЕРГИЯ
Договорная
Москва. Станции метро: Авиамоторная, Москва Товарная, Лефортово
Кор Бизнес Консалтинг