Обязанности:
Мы ищем координатора в юридический департамент — человека, через которого проходит вся организационная жизнь большой юридической команды: подписание документов компании, доверенности, бюджет и платежи, входящие задачи, мероприятия и внутренние коммуникации.Это не роль «помощника, который носит бумаги». Вы будете работать с юристами ируководителями направлений, коллегами из финансов, HR и других подразделений, а также с директором департамента: следить, чтобы ни одна задача не потерялась, а каждый вопрос быстро попадал к тому, кто может его решить. Юридическую оценку дают юристы — от вас нужны порядок, внимательность и умение довести дело до конца.Чем предстоит заниматься: Документы и доверенности Владеть процессом бумажного подписания документов компании: ежедневно проверять поступившие документы (реквизиты, QR-код, лист согласования), передавать их подписантам и выдавать подписанные; Вести полный цикл выдачи доверенностей — от печати до передачи оригинала, а также учёт и архив оригиналов. Бюджет и платежи Участвовать в планировании годового бюджета департамента и вести его контроль: план, факт, резервы, остатки по статьям — вместе с финансовой командой; Проводить оплаты департамента в 1С УХ: сверять счета с бюджетом и договорами, готовить понятное обоснование каждого платежа; Сверять счета внешних юридических консультантов с условиями их привлечения, вести реестр подписок и сервисов департамента и вовремя запускать продления. Входящие задачи и маршрутизация Разбирать в Яндекс Треккере входящие задачи, адресованные директору: проверять, понятны ли запрос, срок и ожидаемый результат, и запрашивать недостающие документы по чек-листам; Направлять вопросы сразу юристу, который ведёт тему: на старте поможем разобраться, а со временем вы будете знать, кто в команде за что отвечает, и вести эту карту компетенций; Фиксировать ответственного и срок, напоминать о договорённостях и подключать руководителей направлений, когда нужна их позиция; Готовить для директора короткую подборку вопросов, которые требуют его решения, и сразу поднимать срочные. Работа с командой и коллегами Быть первой линией для коллег из других подразделений в корпоративном мессенджере: отвечать на вопросы о подписании, доверенностях и других процессах и направлять вопросы по существу нужному юристу; Заводить и сопровождать согласование договоров, где заказчик — юридический департамент; Распределять задачи в системе согласования договоров между юристами по утверждённым правилам, вести календарь отпусков и замещений; Организовывать выступления юристов на внешних мероприятиях и внутренних событиях: календарь, связь с организаторами, сроки, материалы; Вести календарь публикаций во внутренних каналах, учёт обязательных обучений, при необходимости — протоколы командных встреч. Мы ожидаем: Опыт от 2 лет в роли координатора, ассистента руководителя или офис-менеджера. В юридическом департаменте - будет преимуществом; Опыт работы с платежами и бюджетом; Аккуратность с документами: вы замечаете, что не хватает подписи, реквизита или приложения раньше, чем это станет проблемой; Уверенная работа с таблицами (Excel или Google Sheets) и трекерами задач. Знание 1С - будет преимуществом; Ясная письменная речь, быстрые и вежливые ответы коллегам, умение добиваться ответа; Умение держать во внимании несколько параллельных процессов и расставлять приоритеты; Понимание документооборота и договорной работы - будет преимуществом. Мы предлагаем: ДМС со стоматологией и программой ментальной поддержки, чек-апом здоровья раз в год; Компенсация отпуска до 100% оклада; Забота о своих: до 15 дней больничного в год оплатим в размере 100% от текущего оклада, стационар оплачиваем без ограничений по сроку; Performance Review дважды в год, чтобы развиваться системно; Программа привилегий и скидок от BestBenefits; Бесплатные юридические консультации; Дополнительные выходные в случае важных событий; Яркие мероприятия и много неформального общения.Похожие вакансии