Обязанности:
Помощник руководителя / личный ассистент с функциями документооборота и офис-менеджера ООО «ГК Фикстер» приглашает помощника руководителя для организационной и персональной поддержки первого лица компании, ведения документооборота и обеспечения работы офиса. Мы ищем внимательного, организованного и самостоятельного сотрудника, который умеет расставлять приоритеты, бережно относится к конфиденциальной информации и доводит задачи до результата. Главная задача — освобождать время руководителя для управления бизнесом, обеспечивать порядок в документах и бесперебойную административную работу офиса. Ключевые обязанности 1. Организационная поддержка руководителя Управление календарём: планирование встреч, совещаний, звонков и поездок; согласование времени с участниками, напоминания и своевременная корректировка расписания. Подготовка встреч и переговоров: сбор материалов, организация переговорной или видеосвязи, подготовка повестки и фиксация договорённостей. Контроль поручений: ведение единого реестра задач, отслеживание сроков, запрос статусов у ответственных сотрудников, своевременное информирование руководителя о задержках. Работа с информацией: поиск и систематизация сведений, подготовка кратких справок, писем, таблиц, презентаций и других материалов по поручению руководителя. Организация деловых поездок: подбор маршрутов, бронирование билетов и гостиниц, организация трансферов, подготовка программы и комплекта документов. Координация коммуникаций: приём и распределение обращений, организация взаимодействия руководителя с сотрудниками, клиентами, поставщиками и партнёрами в рамках предоставленных полномочий. 2. Функции личного ассистента Ведение личного расписания: согласование персональных встреч, записей и мероприятий с рабочим календарём руководителя. Выполнение согласованных личных поручений: организация доставок, заказов, бронирований и взаимодействия с сервисными организациями. Организация личных поездок: подбор вариантов проезда и проживания, бронирование и контроль подтверждений в пределах согласованного бюджета. Поиск исполнителей и услуг: сравнение предложений по стоимости, срокам и качеству, представление вариантов руководителю и контроль исполнения заказа. Учёт расходов по поручениям: ведение реестра согласованных затрат, сбор чеков и подтверждающих документов с разделением личных и корпоративных расходов. Состав личных поручений, лимиты расходов и время доступности согласовываются заранее. Должность не предполагает круглосуточную доступность по умолчанию. 3. Ведение документооборота Обработка корреспонденции: приём, регистрация и распределение входящих документов, подготовка и отправка исходящих писем и документов. Сопровождение договоров: оформление документов по утверждённым шаблонам, организация согласования договоров поставки, спецификаций и дополнительных соглашений, контроль подписания и возврата экземпляров. Работа с документами по поставкам: сбор УПД, накладных, актов и других документов, проверка комплектности и реквизитов по установленным правилам, передача в бухгалтерию и профильные подразделения. Электронный документооборот: регистрация и маршрутизация документов в ЭДО, отслеживание статусов, организация подписания уполномоченными лицами. Ведение реестров и архива: систематизация бумажных и электронных документов, контроль версий, обеспечение удобного поиска и соблюдение правил доступа. Взаимодействие с контрагентами: запрос недостающих документов, организация обмена оригиналами и координация исправлений с ответственными сотрудниками. 4. Организация работы офиса Обеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, расходных материалов и хозяйственных принадлежностей, контроль запасов и согласованного бюджета. Координация подрядчиков: взаимодействие с курьерами, клинингом, арендодателем, сервисными службами и поставщиками офисных услуг. Приём посетителей: встреча гостей, подготовка переговорных, организационное сопровождение деловых встреч. Контроль офисной инфраструктуры: организация обслуживания оргтехники, передача заявок на устранение неисправностей и контроль выполнения. Административные расходы: ведение реестра заказов и счетов, передача документов на согласование и оплату, получение закрывающих документов. Требования к кандидату Опыт работы помощником руководителя, личным ассистентом или на сопоставимой административной позиции от 2 лет. Практический опыт организации календаря, встреч, поездок и контроля поручений. Опыт ведения бумажного и электронного документооборота. Понимание назначения основных документов оптово-торговой компании: договоров поставки, спецификаций, счетов, УПД, накладных и актов. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, календарями и инструментами постановки задач. Умение вести реестры, проверять реквизиты, отслеживать сроки и работать с несколькими задачами одновременно. Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и корректного общения. Самостоятельность в пределах полномочий: способность предложить решение, согласовать расходы и проконтролировать результат. Внимательность, пунктуальность, тактичность и соблюдение конфиденциальности. Умение своевременно сообщать о проблемах и согласовывать приоритеты при конфликте задач. Будет преимуществом: опыт работы в B2B-торговле, знание 1С, «Диадока», СБИС, Битрикс24 или аналогичных систем, а также опыт поддержки собственника или генерального директора. Предлагаемые условия Фиксированный оклад 110 000–140 000 ₽ в месяц до вычета налогов, конкретный размер — с учётом опыта и согласованного объёма обязанностей. Непосредственная работа с руководителем компании. Рекомендуемый график — 5/2, преимущественно в офисе. Компенсация предварительно согласованных служебных расходов. Понятные приоритеты, порядок согласования затрат и границы полномочий. Возможность развития в направлении персональной поддержки руководителя и административной координации. Основные критерии успешной работы Актуальный календарь руководителя и качественная подготовка встреч и поездок. Выполнение собственных задач в срок и своевременное информирование о рисках по поручениям. Отсутствие потерь документов, актуальные реестры и оперативный поиск информации. Бесперебойное обеспечение офиса в рамках бюджета. Точное выполнение согласованных личных поручений и прозрачный учёт расходов. Соблюдение конфиденциальности. Границы ответственности: помощник организует процессы, но не подменяет бухгалтера, юриста или руководителей подразделений. Юридическая экспертиза договоров, бухгалтерский учёт и самостоятельное принятие коммерческих решений в эту роль не входят. Подписание документов возможно только при наличии соответствующих полномочий. В отклике просим указать, какого руководителя вы поддерживали, какие личные и административные задачи выполняли и с какими системами документооборота работали.Похожие вакансии
Ассистент руководителя с функциями офис-менеджера
От 60 000 до 65 000 руб.
Москва. Станции метро: Молодежная, Рабочий Посёлок, Сетунь, Немчиновка
РОСКОТРЕНД групп
Помощник руководителя с функциями офис-менеджера
От 100 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Молодежная, Рабочий Посёлок, Сетунь, Немчиновка
Инес Трейд
Личный помощник руководителя с функцией офис-менеджера
От 130 000 до 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Молодежная, Рабочий Посёлок, Сетунь, Немчиновка
ПроФМ
Ассистент руководителя с функциями проджект-менеджера
От 140 000 руб.
Москва. Станции метро: Молодежная, Рабочий Посёлок, Сетунь, Немчиновка
АНОВО МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Личный помощник руководителя/личный ассистент
От 250 000 руб.
Москва. Станции метро: Молодежная, Рабочий Посёлок, Сетунь, Немчиновка
MAAR DEVELOPMENT
Личный помощник руководителя/личный ассистент
От 250 000 руб.
Москва. Станции метро: Молодежная, Рабочий Посёлок, Сетунь, Немчиновка
MAAR DEVELOPMENT