Обязанности:
Мы ищем hands-on операционного ассистента основателя (Founder's Operations Assistant), который станет второй парой рук основателя и будет отвечать за operations нашего стартапа во Флориде - прежде всего документы и лицензии, vendors, найм и процессы. Мы запускаем компанию, которая организует кремацию для семей. Всё происходит по телефону и онлайн. Своего крематория у нас нет: есть лицензированный офис, договоры с поставщиками и платформа. Отрасль регулируемая: лицензия штата, инспекции, федеральные правила. Основатели живут в США, остальная команда работает удалённо. Между собой говорим по-русски, с внешним миром - по-английски. Сейчас мы получаем лицензию и собираем компанию с нуля. Нам нужен человек, который сможет превращать задачи основателя в готовый результат: поданный документ, подписанный договор, comparison table, нанятого сотрудника, работающий SOP. Это не роль секретаря или руководителя. Нам нужен человек, который смотрит на каждую задачу как на deliverable: найти информацию, написать и позвонить, сравнить варианты, подготовить документ, сделать follow-up и довести до результата. Основатель ставит задачи, вы доводите их до конца, он контролирует. ⚠️ Важно: отклики кандидатов без свободного английского не рассматриваются. Для этой роли критично умение самостоятельно писать и звонить американским компаниям, юристам и госорганам. Опыт в похоронной сфере не нужен - всему отраслевому научим. Главная миссия: Вместе с основателем собрать компанию с нуля и построить operations system, в которой документы, vendors, найм и процессы под контролем и в одном месте. Что предстоит делать: • вести процесс подачи документов для получения лицензии и разрешения: сроки, продления, переписка с юристами и госорганами; • собирать все документы компании в одну структуру, чтобы любой документ можно было найти за минуту; • искать vendors и подрядчиков, запрашивать условия и сводить их в comparison table; • готовить договоры к подписи и после подписания контролировать их выполнение; • отбирать кандидатов и подрядчиков по нашим критериям, организовывать интервью; • вести task & decision tracker; • писать и обновлять SOPs, инструкции, прайс-лист и публичные документы; • обзванивать и писать по готовому скрипту, собирать ответы в таблицу и делать короткий вывод для решения основателя; • после запуска контролировать, что процессы работают так, как описано, и разбираться с отклонениями; • готовить короткие reports для основателя; • превращать повторяющиеся задачи в понятные checklists и playbooks. Английский - обязательное требование Английский является must-have. Вся внешняя переписка и звонки идут на английском. Мы ожидаем уверенное умение: • писать письма американским компаниям, юристам и госорганам; • звонить в американскую компанию и получать ответ на свой вопрос; • читать договоры, формы и требования регулятора и понимать, что от нас хотят; • запрашивать и уточнять цены, сроки и условия у vendors и подрядчиков; • делать follow-up до получения результата. Документы, лицензии и compliance Задача - не просто подать документы, а держать compliance под контролем: подачи, сроки, продления, инспекции, переписка с юристами и госорганами. Отрасль регулируемая, поэтому пропущенный срок или неточность в прайс-листе - не мелочь, а риск штрафа или проблем с лицензией. Vendors и найм Для vendors и подрядчиков нужно понимать весь цикл: Поиск -> Запрос условий -> Comparison table -> Договор -> Контроль выполнения. Для найма: Критерии -> Поиск -> Отбор -> Интервью -> Onboarding. Финальное решение принимает основатель, но вы собираете информацию так, чтобы он мог принять его быстро. Processes & Knowledge Base Операционный ассистент смотрит на всю систему, а не только на отдельные задачи. Поэтому роль включает task & decision tracker, SOPs, инструкции, прайс-лист, публичные документы и базу знаний - всё актуальное и в одном месте. После запуска вы следите, чтобы процессы работали так, как описано, находите отклонения и предлагаете, как их исправить. Tools & Reporting • Google Sheets / Excel: сравнения, сводки, аккуратность в цифрах; • task tracker и база знаний; • ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты; • короткие reports: что сделано, что выяснили, что предлагаете. Что мы ожидаем от кандидата Must Have • свободный письменный английский и уверенный разговорный; • опыт 1-3 года в operations, project или coordinator роли; • уверенная работа в Google Sheets или Excel; • умение писать коротко и по делу, с конкретным предложением в конце; • привычка доводить задачи до результата: если задача «найти три предложения», на выходе таблица с тремя предложениями, а не «написал в пять мест, жду ответа»; • ChatGPT, Claude и подобные - ваш обычный рабочий инструмент; • готовность работать в окне американского рабочего дня. Будет большим плюсом • опыт работы с американскими контрагентами или в компании, зарегистрированной в США; • опыт в early-stage стартапе, когда процессов ещё нет и их нужно собрать; • опыт работы с лицензиями, compliance или документами в регулируемой отрасли; • опыт рекрутинга или работы с подрядчиками / freelancers; • испанский. Эта позиция НЕ для вас, если вы • ждёте подробную инструкцию на каждый шаг; • считаете задачу выполненной, когда отправили письмо, а не когда получили ответ; • избегаете звонков на английском или пишете только через переводчик; • хотите руководить людьми и не хотите погружаться в execution; • ищете секретарскую работу: календарь, почта, бронирования; • не готовы работать в окне американского рабочего дня; • вам некомфортно работать с темой похоронных услуг. Что мы предлагаем • работа напрямую с основателем: ежедневный контакт и весь бизнес у вас на глазах с первого дня; • рост вместе с компанией: кто собрал процессы, тот их и ведёт дальше; • полная удалёнка из любой страны, главное - пересечение рабочих часов с США. ⚠️ ПРИ ОТКЛИКЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО: отклики без информации ниже не будут рассматриваться. • Укажите название вакансии в сопроводительном письме; • Напишите сопроводительное письмо на английском и объясните, почему ваш опыт релевантен данной позиции; • Приведите пример задачи, которую вы довели до результата: что было на входе и что получилось на выходе; • Укажите ссылку на ваш LinkedIn-профиль в сопроводительном письме.Похожие вакансии