Специалист по мультимодальным перевозкам

Обязанности: принимать и своевременно обрабатывать обращения, заявки, поручения и запросы клиентов по корпоративным каналам связи; подтверждать получение запроса, уточнять цель, маршрут, груз, объём, сроки, условия поставки, требования к транспорту, терминальной и складской обработке, таможенному оформлению, сертификации, документам и иные исходные данные; регистрировать запросы и заказы; поддерживать деловые отношения, выявлять новые потребности клиента; запрашивать исходные ставки и условия; проверять полноту и сопоставимость полученных ставок, состав расходов, валюту, НДС, срок действия, ограничения, включённые и исключённые услуги, бесплатные периоды, возможные доплаты и риски; рассчитывать себестоимость, цену продажи и плановую доходность в соответствии с установленными правилами и полномочиями; готовить коммерческие предложения, расчёты и ответы на тендерные запросы; получать требуемые внутренние согласования; фиксировать согласованные с клиентом ставку, объём услуг, сроки, условия оплаты, ответственность сторон и существенные допущения; по поручению руководителя организовывать подготовку, внутреннее согласование и заключение договоров, дополнительных соглашений, заявок и иных необходимых документов с клиентами и подрядчиками по закреплённым проектам; до принятия заказа проверять, что его условия исполнимы, необходимые ресурсы доступны, а нестандартные риски и расходы согласованы руководителем; Организация и координация исполнения заказа: принимать подтверждённый заказ в работу и формировать понятное задание для операциониста, декларанта, подрядчика или иного исполнителя; своевременно передавать исполнителям полные и достоверные данные, документы, контакты, сроки и специальные требования; при необходимости самостоятельно подбирать подрядчиков, запрашивать ставки, размещать заказы и организовывать перевозку или сопутствующую услугу; контролировать подачу транспорта, погрузку, отправление, движение, прибытие, выгрузку, терминальную или складскую обработку, таможенное оформление и иные предусмотренные этапы; передавать ответственному исполнителю полные данные для оформления электронных транспортных накладных и иных транспортных документов; координировать взаимодействие клиента, подрядчиков и внутренних подразделений; вести заказ до полного операционного и финансового закрытия. Статусы, отклонения и внештатные ситуации: предоставлять клиенту статусы с согласованной периодичностью и при наступлении значимых событий; незамедлительно информировать руководителя и клиента в пределах согласованной коммуникации о задержке, срыве подачи, повреждении или утрате груза, расхождении документов, простое, дополнительном расходе, претензии, досмотре, отказе в выпуске и ином существенном отклонении; фиксировать факты, время, участников, подтверждающие документы, фото и переписку; получать от подрядчика письменные объяснения и варианты решения; предлагать варианты действий с оценкой сроков, расходов и рисков, получать необходимые согласования и контролировать реализацию решения. Работа в информационных системах: создавать и вести в системе каждую закреплённую операцию в установленном порядке и в сроки, определённые внутренними регламентами; вносить полные и достоверные сведения о клиенте, заказе, маршруте, грузе, контрагентах, доходах, расходах, валюте, ставках, налогах, документах, статусах и иных обязательных полях; своевременно отражать изменения, дополнительные расходы и доходы, прикреплять документы и переписку, необходимые для проверки операции; не допускать закрытия заказа при неполных расходах, неподтверждённых доходах, отсутствии обязательных документов или иных неустранённых расхождениях; вести утверждённые таблицы запросов, реестры, отчёты и иные формы параллельно с системе; обеспечивать соответствие данных в системах, бухгалтерских документах и рабочих реестрах; устранять выявленные расхождения. Финансовое сопровождение: готовить и своевременно передавать бухгалтерии полный комплект данных и документов для выставления счетов, актов, УПД и иных документов клиенту; проверять соответствие выставленных документов согласованным условиям, объёму и стоимости услуг; инициировать исправление ошибок; контролировать получение и проверку счетов и закрывающих документов подрядчиков по закреплённым операциям, а при закреплении соответствующей функции — вносить их в систему оплаты; контролировать плановую и фактическую рентабельность заказа, своевременно выявлять незапланированные расходы и отклонение от согласованной маржи; до принятия дополнительного расхода получать установленное согласование, кроме случаев, когда промедление создаёт больший ущерб; в таком случае незамедлительно уведомлять руководителя и документировать основания; контролировать сроки оплаты клиентом, вести сведения о дебиторской задолженности, направлять корректные напоминания, выяснять причины задержки и эскалировать просрочку руководителю; участвовать в сверках с клиентами и подрядчиками, предоставлять бухгалтерии и руководителю пояснения и подтверждающие документы; Документы и отчётность: получать, проверять, систематизировать и хранить документы по заказу в установленной структуре и формате; проверять документы на очевидные ошибки, соответствие согласованным данным и комплектность; своевременно запрашивать исправления; предоставлять клиентам, руководителю, бухгалтерии и уполномоченным подразделениям отчёты и сведения по закреплённым клиентам и проектам; готовить оперативную, еженедельную, ежемесячную и иную установленную отчётность; обеспечивать прослеживаемость решений, ставок, согласований, поручений и изменений условий; не удалять и не скрывать деловую переписку и документы, подлежащие хранению. принимать обращения и претензии клиента, регистрировать их и незамедлительно сообщать руководителю. Требования: Опыт работы в транспортной логистике от 1–2 лет: клиентский менеджер, логист, специалист по мультимодальным перевозкам или координатор перевозок. Понимание организации железнодорожных, контейнерных и автомобильных перевозок. Опыт ведения перевозки на всех этапах: от получения заявки до завершения перевозки, выставления счета и получения закрывающих документов. Умение работать одновременно с несколькими партиями и проектами, контролировать сроки, статусы и возникающие риски. Опыт взаимодействия с клиентами, перевозчиками, терминалами, линиями, агентами и другими подрядчиками. Умение запрашивать и сравнивать ставки, рассчитывать себестоимость, продажную стоимость и маржу. Понимание транспортных и экспедиторских документов, счетов, УПД и принципов электронного документооборота. Уверенное владение Excel или Google Таблицами. Опыт работы в CargoWise или другой логистической системе будет преимуществом. Английский или китайский язык для деловой переписки будет преимуществом, но не является обязательным. Грамотная устная и письменная русская речь. Внимательность к сообщениям, документам, срокам и деталям перевозки. Умение самостоятельно получать недостающую информацию и заранее сообщать руководителю о возможных задержках и рисках. Готовность вести установленную отчетность и поддерживать актуальность данных в рабочих таблицах и системах. Ответственность, организованность, самостоятельность и умение доводить задачи до результата. Умение спокойно работать в режиме многозадачности и конструктивно взаимодействовать с коллегами. Условия: место работы: офис компании в г. Москва, вблизи ст. м. Ботанический сад — 5 минут пешком от метро; график: пятидневная рабочая неделя — с 9:00 до 18:00; оформление: официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы; испытательный срок - 3 месяца