Технический ассистент

Обязанности: Выполнение организационных и технических поручений руководителя проекта; ведение перечня поручений с указанием ответственных, сроков и статуса исполнения. Ведение проектного документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестров исходных данных, договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов. Сбор, систематизация и хранение исходной, проектной, рабочей и исполнительной документации. Поддержание актуальности электронного архива и контроль версий документов. Проверка комплектности поступающей от проектировщика и подрядчиков документации по установленным перечням. Фиксация недостающих документов и контроль их предоставления. Организационное сопровождение согласования договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов: проверка наличия приложений и реквизитов, передача на рассмотрение ответственным специалистам, отслеживание статуса согласования и подписания. Подготовка проектов писем, запросов, служебных записок и иных материалов по поручению руководителя проекта. Организация проектных совещаний: сбор повестки и материалов, протоколирование, оформление решений и поручений, контроль сроков исполнения. Ведение реестра замечаний заказчика и технического заказчика. Запрос информации об устранении замечаний, сбор подтверждающих материалов и передача ответственным специалистам для проверки. Сбор информации о ходе реализации проекта, обновление рабочих таблиц и графиков по данным ответственных участников. Подготовка регулярных отчётов о выполненных работах, открытых вопросах и просроченных поручениях. Сбор коммерческих предложений, подготовка сравнительных таблиц по стоимости, составу предложений и срокам выполнения работ или поставок. Взаимодействие и деловая переписка с заказчиком, проектировщиком, подрядчиками, поставщиками, балансодержателями и другими участниками проекта в пределах поручений руководителя. Своевременное информирование руководителя проекта о задержках предоставления документов, несогласованных вопросах и рисках нарушения сроков. Границы ответственности: ассистент обеспечивает организационное сопровождение и проверку комплектности документов. Техническая экспертиза, подтверждение объёмов и качества работ, согласование стоимости и подписание документов остаются за уполномоченными специалистами и руководителем проекта Требования: Уверенное владение Word, Excel, Outlook, работа с PDF. В Excel — формулы, фильтры, сортировка, сводные таблицы и сравнительные ведомости. AutoCAD — просмотр чертежей, печать и базовые измерения. Revit — просмотр моделей; более глубокое владение желательно Опыт от 1 года в строительстве, проектировании или техническом заказчике на позиции технического ассистента, помощника руководителя проекта, координатора проекта либо специалиста по документообороту Желателен опыт работы с проектной и исполнительной документацией Понимание структуры строительного проекта и состава его документации; умение вести реестры и электронный архив, составлять протоколы и деловые письма, отслеживать поручения, проверять комплектность документов, готовить отчётные и сравнительные таблицы Внимательность к деталям, ответственность, организованность, исполнительность, стрессоустойчивость, грамотная письменная речь, способность работать с несколькими задачами одновременно и соблюдать сроки Готовность к работе на объекте и в офисе; соблюдение конфиденциальности; аккуратная работа с документами и версиями файлов. При выполнении поручений фиксация результата и своевременное информирование руководителя о препятствиях Условия: официальное трудоустройство и стабильная заработная плата; график работы 5/2, рабочий день с 9:00 до 18:00; объект: г. Москва, ул. Нежинская, д. 13А; офис: г. Москва, ул. Большая Якиманка, д. 17/2, стр. 1; ДМС после испытательного срока; оплата мобильной связи; возможность изучения иностранного языка в рамках корпоративного проекта; возможность профессионального развития в команде единомышленников крупного международного проекта; возможность использования/актуализации иностранного языка на ежедневной основе.