Обязанности:
Kotlo Studio — бренд дизайнерских украшений. Мы продаем украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнерские каналы. Ищем операционного ассистента, который возьмет на себя три основные зоны: документооборот, клиентский сервис и административно-операционную поддержку команды. У позиции есть регулярные задачи, но периодически возникают и новые: собрать или проверить информацию, подготовить таблицу, найти необходимые материалы, провести сверку, помочь с организационным вопросом. Поэтому нам нужен человек, которому комфортно не только работать по готовой инструкции, но и самостоятельно разбираться в задаче и предлагать удобный способ ее решения. Задачи Документооборот разбирать входящую почту и запросы от контрагентов; работать со счетами, актами, УПД, договорами, актами сверки и закрывающими документами; работать с ЭДО; передавать документы на проверку, согласование и подписание; контролировать статусы и сроки: что получено, чего не хватает, что находится на согласовании или ожидает подписания; запрашивать недостающие документы у контрагентов; вести реестры документов и контрагентов; контролировать наличие закрывающих документов по расходам компании; участвовать в ежемесячных сверках и закрытии периодов со стороны сбора и контроля документов; поддерживать порядок в электронном архиве и структуре папок. Это не позиция бухгалтера: бухгалтерский учет и профессиональная бухгалтерская проверка остаются в зоне профильных специалистов. Задача ассистента — чтобы документы были собраны, зафиксированы, переданы ответственным и не терялись. Клиентский сервис обрабатывать входящие обращения клиентов; отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам; проверять статусы заказов и доставок; фиксировать обращения, договоренности и следующие действия; контролировать, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа; передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам; работать в CRM и поддерживать актуальность информации. Операционная и административная поддержка Помимо регулярных процессов периодически возникают разовые задачи, где нужно самостоятельно разобраться в вопросе и подготовить информацию для команды или руководителя. Например: собрать и структурировать информацию по конкретному вопросу; проверить большой массив данных, товаров, документов или материалов по заданным критериям; самостоятельно подготовить удобную таблицу или реестр для такой задачи; найти необходимые файлы, фотографии или документы в рабочих папках; сопоставить информацию из нескольких источников; подготовить данные для принятия решения руководителем и затем проконтролировать исполнение; поддерживать и актуализировать рабочие таблицы, инструкции и базу знаний; координировать небольшие административные вопросы: курьеры, пропуска, вода, расходные материалы и т. п. Мы не ожидаем, что человек заранее будет знать все наши процессы, ассортимент или особенности работы партнеров. Важно уметь погружаться в новую задачу, задавать необходимые вопросы, искать информацию и приводить ее к понятному результату. Что для нас важно опыт работы с документооборотом: счета, акты, УПД, договоры, закрывающие документы; опыт работы с ЭДО или уверенное понимание принципов его работы; умение вести реестры и контролировать получение, согласование и подписание документов; уверенная работа с Google Таблицами / Excel; опыт письменной коммуникации с клиентами или контрагентами; грамотная письменная речь; внимательность к деталям, срокам и договоренностям; умение работать с большим объемом разрозненной информации; способность самостоятельно разобраться в новой задаче и предложить способ ее организации; готовность к тому, что наряду с регулярными обязанностями периодически появляются новые операционные задачи. Будет плюсом опыт работы в интернет-магазине, товарной компании, fashion, аксессуарах или украшениях; опыт работы с CRM; опыт сверок с контрагентами и сбора закрывающих документов; опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов и клиентских претензий; опыт самостоятельного создания рабочих реестров, чек-листов и таблиц. Условия удаленная работа; полная занятость; график: 10:00–19:00 по московскому времени; оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки в зависимости от опыта; оформление по трудовому договору или сотрудничество с самозанятым; испытательный срок — 2 месяца; небольшая команда и прямое взаимодействие с операционным руководителем. Вопросы для отклика Пожалуйста, коротко ответьте на 3 вопроса: С какими документами вы работали и за что отвечали? Приведите пример задачи, где вам нужно было самостоятельно собрать и структурировать большой объем информации. Что это была за задача и как вы ее организовали? С какими клиентскими обращениями или коммуникацией с контрагентами вы работали?Похожие вакансии
До 60 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Киевская
TWIGA Communication Group
Сервис-менеджер (документооборот)
От 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Киевская
Вайр Роуп Компани
Операционный менеджер (логистика и документооборот)
До 70 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Киевская
VSEMAYKI.RU
От 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Киевская
Альфа-Банк
Ассистент руководителя/операционный ассистент
От 15 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Киевская
Modern Construction Group
Операционный сервис-менеджер (Войковская)
От 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Киевская
Альфа-Банк