Обязанности:
Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста. Сейчас мы ищем сильного личного ассистента для руководителя международного уровня. Руководитель живёт в Испании, много путешествует и одновременно ведёт большое количество личных, семейных и организационных вопросов в России, США и Европе. Нам нужен универсальный, быстрый и самостоятельный человек, который сможет взять на себя значительную часть личных процессов руководителя: от организации поездок и бытовых вопросов до сложного поиска информации, коммуникации с зарубежными организациями и координации других исполнителей. Это роль для человека, который умеет быстро ориентироваться в новых ситуациях, не боится незнакомых задач и способен самостоятельно пройти путь от запроса до готового результата. Здесь особенно важны сообразительность, скорость, внимательность и умение действовать без постоянного контроля. Что предстоит делать: Личные и организационные задачи: Организовывать поездки, бронирования, трансферы и другие travel-вопросы; Решать бытовые и административные задачи в разных странах; Искать и структурировать информацию по самым разным запросам руководителя; Записывать на услуги, находить специалистов, сервисы и необходимые решения; Вести календарь и контролировать важные договорённости; Формировать и постепенно развивать базу знаний по личным процессам руководителя. Семейные задачи: Помогать с организационными вопросами, связанными с детьми и семьёй; Искать школы, репетиторов, врачей, специалистов и другие необходимые сервисы; Взаимодействовать с образовательными учреждениями и университетами в разных странах; Вести переписку и телефонные переговоры на английском языке; Контролировать сроки, документы, записи и договорённости. Координация и контроль: Самостоятельно выполнять задачи или определять, когда эффективнее передать их подрядчику; Искать локальных исполнителей и помощников в разных странах; Ставить задачи фрилансерам, консьерж-сервисам и другим подрядчикам; Контролировать качество, сроки и результат; Следить за тем, чтобы ни одна задача не терялась и была доведена до конца. Дополнительные задачи: Помощь в организации выступлений, мероприятий и конференций; Работа с презентациями, таблицами и документами; Публикация готовых материалов в социальных сетях; Поиск нестандартных решений под личные и организационные запросы руководителя; Использование AI-инструментов для ускорения поиска, анализа и выполнения задач. Что для нас особенно важно: Мы смотрим не только на предыдущий функционал кандидата, но в первую очередь на то, как человек думает и работает. Нам важно, чтобы вы: Быстро соображали и умели находить решение даже в незнакомой ситуации; Обладали высокой работоспособностью и могли работать в хорошем темпе; Были самостоятельны и не ждали подробной инструкции по каждой задаче; Умели искать информацию и проверять её, а не просто передавать первый найденный вариант; Были внимательны к деталям и договорённостям; Умели держать одновременно несколько разных задач; Не боялись звонков, переговоров и коммуникации с людьми из разных стран; Умели правильно расставлять приоритеты; Доводили задачи до результата и заранее предупреждали о возможных рисках. Что потребуется: Опыт работы личным ассистентом от 1,5 лет; Английский язык B2+ — важно уверенно вести переписку и телефонные переговоры; Испанский язык будет преимуществом; Уверенное владение AI-сервисами; Опыт работы с Google Workspace, Trello и другими инструментами организации задач; Готовность быстро осваивать новые сервисы и инструменты. Условия: Полностью удалённый формат работы; График 5/2: 11:00–20:00 МСК / 10:00–19:00 по Испании; 30 оплачиваемых дней отпуска в год; Командировок нет; Готовой базы процессов сейчас нет — её предстоит постепенно сформировать вместе с руководителем. Этапы отбора: Видео-визитка до 1 минуты с ответами на два вопроса:— «Чем вы гордитесь в предыдущем опыте?»— «Что для вас важно в работе?» Интервью с рекрутером. Тестовое задание на поиск и структурирование информации. Интервью с руководителем. Две оплачиваемые тестовые рабочие недели. Если вам нравится быстро решать самые разные задачи, самостоятельно искать лучший способ их выполнения и быть человеком, которому действительно можно передать вопрос и получить готовый результат, — будем рады вашему отклику.Похожие вакансии
Личный ассистент со знанием английского языка
От 50 000 до 200 000 руб.
Москва
Отводенко Владислав Витальевич
Ассистент отделения онкологии со знанием английского языка
От 87 500 до 105 000 руб.
Москва
ЕВРОПЕЙСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ ЦЕНТР