Обязанности:
1. Инвентаризация и аудит договорной базы: Проведение построчной сверки бумажных оригиналов договоров с карточками в 1С:ДО. Формирование «Акта сверки» и «Реестра расхождений» по итогам инвентаризации. Выявление недостающих оригиналов, подготовка и направление запросов ответственным лицам и контрагентам на восстановление документов; полный контроль возврата оригиналов. 2. Формирование и систематизация архива: Составление детальных внутренних описей (реестров) с указанием контрагента, номера, даты, предмета договора и статуса документа (оригинал/копия/дубликат). Разработка и актуализация архивной номенклатуры. Проверка физического состояния документов, удаление металлических скрепок, восстановление поврежденных листов (при необходимости). Выявление и изъятие дубликатов, черновиков и документов, не относящихся к договорной работе. 3. Управление жизненным циклом документов: Согласование: Запуск маршрутов согласования в 1С:ДО, контроль сроков прохождения этапов, эскалация зависших согласований. Контроль качества: Проверка наличия всех внутренних виз согласно ЛНА и внешних документов (протоколы разногласий, доп. соглашения, гарантии, конкурентные карты и пр.). Контроль внесения правок до подписания. Движение оригиналов: Организация передачи оригиналов контрагентам и отслеживание возврата подписанных экземпляров в установленные регламентом сроки. Регистрация: Присвоение номеров, сканирование и прикрепление электронных копий в карточки документов 1С. 4. Архивный цикл и координация: Формирование реестров для передачи документов в архив на ежеквартальной основе. Отбор договоров, заключенных более 5 лет назад, формирование архивных коробок с маркировкой и передача на глубокое хранение. Консолидация остальных оригиналов в московском офисе. Выполнение функций «единого окна» при взаимодействии с архивной компанией (заказ справок, запрос оригиналов из архива, контроль сроков хранения). Мы ожидаем, что вы: Имеете опыт работы с договорной документацией и архивами от 2-х лет. Уверенно владеете 1С:Документооборот (запуск маршрутов, работа с карточками) и пакетом MS Office (Excel – обязателен для ведения реестров). Знаете правила оформления организационно-распорядительных документов и основы архивного дела (номенклатура, сроки хранения). Внимательны к деталям, умеете систематизировать большие объемы бумажных документов. Обладаете навыками деловой переписки и конструктивного взаимодействия с контрагентами и внутренними подразделениями. Мы предлагаем: График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 Оформление по ГПХ на 6 месяцевПохожие вакансии
Договорная
Москва. Станции метро: Сокольники
ТрансМашХолдинг, Группа компаний
Делопроизводитель / Архивариус
От 60 000 до 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Сокольники
Управляющая компания Родное поле
До 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Сокольники
Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по управлению долгом
Делопроизводитель-архивариус (стажер-практикант)
Договорная
Москва. Станции метро: Сокольники
АиФ. Доброе сердце
Делопроизводитель / Архивариус со знанием английского языка
Договорная
Москва. Станции метро: Сокольники
Омега Энерджи
От 40 000 до 40 000 руб.
Москва. Станции метро: Сокольники
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ОКН СЕРВИС"