Ведущий специалист службы протокола

Обязанности: Сопровождение генерального директора в рамках международных и междугородних поездок (по необходимости). Ведение документооборота отдела. Осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий различного уровня (в том числе решение технических вопросов, подготовка залов и необходимой техники, составление списка гостей, составление программ, составление меню, рассылка приглашений, составление плана рассадки, заказ трансфера, подготовка кофе-брейков, встреча гостей и т.п.). Бронирование переговорных комнат и конференц-залов Учреждения, ведение графика бронирований, обеспечение переговорных необходимыми расходными материалами. Оптимизация процесса организации протокольных мероприятий Учреждения, осуществление методологического и консультационного сопровождения. Подготовка смет расходов на представительские мероприятия Учреждения и осуществление контроля расходов в соответствии с установленным в Учреждения регламентом и в рамках утвержденного бюджета, ведение учета, хранение, и систематизация сводных данных. Подготовка предложений к рассмотрению и заказ подарочной и сувенирной продукции для Учреждения. Формирование, систематизация и учёт подарочного фонда, сувенирной продукции представительского уровня Учреждения. Определение объема необходимых потребностей и финансовых ресурсов в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом Учреждения. Участие во взаимодействии со структурными подразделениями Учреждения, органами государственного управления и другими предприятиями, и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию сектора. Координация деятельности структурных подразделений Института по протокольному и организационному обеспечению официальных мероприятий. Выполнение разовых поручений непосредственного и административного руководителя в рамках выполнения трудовой функции. Требования: Высшее образование, опыт работы от 3 лет. Знание английского языка (уровень продвинутый). Уверенное пользование ПК. Знание Word, Excel, PowerPoint обязательно. Умение вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета. Условия: График работы 5/2, пн.- чт. с 8-30 до 17-45, пят. с 8:30 до 15:00. Соблюдение все норм ТК РФ и официальное оформление в штат. Работа в крупной бюджетной организации. Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц. Соц.программа (медицинский центр, столовая, база отдыха в Подмосковье).