Персональный ассистент

Привет! Мы - компания «Мариллион», ищем персонального ассистента, который будет оказывать административную и организационную поддержку двум партнёрам компании. Если вы умеете держать под контролем множество процессов, цените чёткость и структуру, а также понимаете важность конфиденциальности в работе с руководством - будем рады знакомству! Обязанности: Персональная и бизнес‑поддержка двух партнёров: координация рабочих процессов, оперативное реагирование на запросы, выстраивание приоритетов в задачах. Планирование и управление календарём: согласование встреч и совещаний, бронирование переговорных, контроль сроков, предупреждение о предстоящих событиях и возможных пересечениях по времени. Организация командировок и деловых поездок: подбор транспорта и проживания, оформление документов, составление маршрутов и таймингов. Ведение протоколов совещаний: фиксация ключевых решений, задач и ответственных, формирование кратких резюме встреч, контроль исполнения поручений. Работа с корреспонденцией и документооборотом: приём, сортировка и обработка входящих писем, подготовка проектов писем и документов, согласование и контроль подписания, архивация, подготовка авансовых отчетов. Подготовка материалов для партнёров: сбор и структурирование данных, подготовка презентаций, справок, аналитических выписок, сводных таблиц, редактирование текстов. Координация взаимодействия с внутренними подразделениями и внешними контрагентами: постановка задач смежным командам, контроль статусов, согласование сроков и результатов. Выполнение специальных поручений: поиск информации, мониторинг новостей и отраслевых событий, подготовка подборок по заданным темам, организация небольших мероприятий. Обеспечение конфиденциальности: работа с чувствительной информацией в соответствии с внутренними регламентами, соблюдение правил информационной безопасности. Организация комфортных бытовых процессов: заказ обедов/ужинов, приготовление напитков по запросу Личные поручения: подбор и организация личных встреч и поездок, развлекательных мероприятий, организация записи в учреждения и организации, покупка подарков и прочие поручения. Требования: Опыт работы персональным или бизнес‑ассистентом от 2 лет. Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в условиях сжатых сроков. Отличные навыки деловой переписки, грамотная устная и письменная речь. Уверенное владение инструментами планирования и совместной работы (календари, таск‑трекеры, облачные хранилища). Уверенный пользователь MS Office: Word, Excel, PowerPoint. Умение пользования ИИ для выполнения задач. Понимание принципов ведения протоколов и оформления деловой документации, знание стандартов делопроизводства - будет плюсом. Тактичность, внимательность к деталям, проактивность. Соблюдение конфиденциальности и этических норм при работе с информацией. Готовность к оперативному реагированию на срочные задачи и гибкому графику в рамках рабочего времени. Условия: Трудоустройство согласно ТК РФ. Оклад + ежегодный бонус по результатам работы. График работы 9:00-18:00, ненормированный. Гибридный формат работы (4 дня в офисе в дни присутствия партнеров в офисе, 1 день удаленно). Расширенный ДМС, включая стоматологию, полис онкострахования и психологическую поддержку для сотрудников компании после 1-го года работы в компании. Дополнительные 3 дня к отпуску. Частичная компенсация питания. Компенсация по больничным листам. Современный офис в центре Москвы - бизнес квартал "Арма", шаговая доступность от ст. метро Курская. Корпоративные мероприятия.