Главный специалист Аппарата генерального директора

Обязанности: Ведение сводного реестра поручений, решений совещаний и поручений вышестоящих организаций: внесение, актуализация статусов, сроков, ответственных исполнителей и итогов исполнения. Запрос у исполнителей актуального статуса выполнения поручений, сбор подтверждающих материалов, формирование перечней поручений с приближающимися и нарушенными сроками. Подготовка регулярных отчётов, аналитических сводок и справок об исполнительской дисциплине, статусе ключевых поручений и причинах отклонений от установленных сроков. Ведение протоколов совещаний, рабочих встреч и штабов: оформление проектов протоколов, выписок из протоколов и перечней поручений по итогам заседаний, направление утверждённых документов участникам и исполнителям. Приём, регистрация, учёт и маршрутизация входящих, исходящих и внутренних документов в СЭД; отслеживание прохождения документов на всех этапах согласования, подписания и исполнения. Техническая проверка проектов документов перед представлением на подпись: комплектность, наличие согласований, виз, приложений и корректность оформления. Подготовка проектов служебных записок, писем, приказов, распоряжений, справок, ответов на запросы и иных документов по поручению Руководителя Аппарата. Формирование номенклатуры дел, описей и комплектов документов для передачи в архив; сканирование документов и размещение электронных образов в СЭД и электронном хранилище. Консультирование работников структурных подразделений по вопросам оформления, согласования и исполнения документов, использования реестров и контрольных форм в рамках компетенции Аппарата. Выявление ошибок в оформлении документов, нарушений маршрутов согласования и несоответствий установленным процедурам; возврат материалов на доработку с указанием необходимых исправлений. Поддержание в актуальном состоянии рабочих папок, электронных баз данных, архивов протоколов, реестров и контрольных таблиц Аппарата. Исполнение иных поручений Руководителя Аппарата, относящихся к документационному обеспечению, исполнительской дисциплине и отчётности подразделения. Требования: Опыт координации и поддержки деятельности подразделения / руководителя не менее 2 лет. Опыт ведения протоколов бизнес-встреч, организации совещаний и мероприятий. Опыт ведения реестра поручений, подготовки отчётов, сводок, справок и работы с большими объёмами информации. Уверенное владение MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook) и 1С (документооборот). Знание деловой переписки и этикета, навыки ведения переговоров. Знание методов сбора, обработки и анализа информации. Условия: График работы: 5\2 с 9:00 - 17:30. Место работы: "Бизнес-парк Химки" Ленинградская улица, вл39с6 (бесплатный шаттл от ст.метро Речной вокзал). Возможность карьерного роста в быстрорастущей компании. ДМС после успешного прохождения испытательного срока. Частичная компенсация питания.