Обязанности:
О сотруднике, которого мы ищем Нам нужен руководитель‑практик, который умеет делать процессы предсказуемыми и прозрачными. Важно не просто закрывать текущие задачи, а выстраивать механизмы контроля и метрики, чтобы результат был измерим, а риски — управляемы. Мы ждём человека, который готов быть «играющим тренером»: при необходимости сам встанет на критический участок, покажет команде, как делать правильно, и научит этому других. Ключевые ожидания: способность работать с большими потоками документов без потери контроля над качеством, умение формализовать процессы простыми инструментами (регламенты, чек‑листы, статусы), а также показывать измеримый эффект от внедрённых улучшений. Что предстоит делать (ключевые задачи) Управлять отделом из 4–6 сотрудников: ставить задачи, распределять нагрузку, контролировать сроки, разбирать инциденты, выстраивать систему наставничества и адаптации новичков. Обеспечивать обработку более 1500 документов в месяц (первичная документация, ТТН/ТН, акты, счета‑фактуры, реестры и пр.) без потери качества: маршрутизировать, проверять, фиксировать статусы, минимизировать возвраты и ошибки. Выстраивать предсказуемые и прозрачные процессы: формализовать регламенты, чек‑листы и SLA, внедрять контрольные точки и понятные статусы, чтобы каждый этап был измерим и виден всей команде и смежным отделам. Настраивать контроль и отчётность: формировать метрики эффективности (сроки обработки, процент ошибок/возвратов, задержки), автоматизировать регулярные отчёты, визуализировать динамику показателей. Работать с ЭДО и отраслевыми системами: обеспечивать корректную обработку ЭПД и ЭТрН, контролировать юридическую значимость и сроки подписания, минимизировать риски по спорным документам. Организовать взаимодействие со смежными подразделениями (бухгалтерия, логистика, транспортный отдел): согласовывать единые правила, урегулировать спорные ситуации, сокращать время на согласования. Снижать риски, связанные с документооборотом, формализовать проверки, внедрить контрольные процедуры, обеспечить прослеживаемость и хранение документов по срокам. Развивать процессы: искать узкие места, предлагать и обосновывать улучшения, внедрять инструменты автоматизации и контроля, показывать измеримый эффект (сокращение сроков, снижение ошибок, уменьшение ручных операций). Обязательные Hard Skills Опыт работы с ЭПД и ЭТрН: понимание жизненного цикла, статусов, требований к подписанию и хранению. Уверенное владение ЭДО‑системами: Контур.Диадок (обязательно), опыт в 1С, TMS, Транс Трейд — будет преимуществом. Практический опыт обработки больших объёмов документов (от 1500 в месяц): маршрутизация, сверка, контроль сроков, работа с возвратами. Знание нормативной базы по первичной документации и документообороту в грузоперевозках, правил хранения и архивации. Навыки аналитики и отчётности в Excel: сводные таблицы, фильтры, базовые отчёты, визуализация статусов и динамики. Понимание требований к оформлению ТТН, ТН, актов, счетов‑фактур и иных первичных документов. Управленческие и процессные навыки Опыт руководства отделом документооборота или смежной функцией от 3 лет. Умение выстраивать прозрачные процессы: описывать регламенты, инструкции, SLA, контрольные точки, метрики. Подход «играющий тренер»: готовность при необходимости самостоятельно закрывать критические участки, показывать пример точности и скорости. Способность обосновывать изменения и показывать эффект: сокращение сроков, снижение количества ошибок, экономия ресурсов. Кросс‑функциональное взаимодействие: опыт согласования процессов с бухгалтерией, логистикой, транспортом. Soft Skills (критично для роли) Системное мышление: умение видеть процесс целиком, выстраивать логику статусов и маршрутов, предотвращать риски до их появления. Проактивность и ответственность: не ждать указаний, а предлагать улучшения, брать ответственность за результат отдела. Внимание к деталям и аккуратность: минимизация ошибок в документах, контроль точности на каждом этапе. Многозадачность и стрессоустойчивость: работа в условиях жёстких сроков и больших потоков документов без потери качества. Коммуникация и обучение: чёткая постановка задач, адаптация новых сотрудников, развитие культуры точности в команде. Будет преимуществом Опыт в транспортной компании, логистике или экспедировании. Практический опыт внедрения ЭДО, перехода на ЭТрН/ЭПД, автоматизации документооборота. Знание основ бухгалтерского учёта и требований к первичной документации. Условия Официальное трудоустройство по ТК РФ. Стабильный доход, прозрачная система оценки результатов. Уютный офис в шаговой доступности от метро. Доброжелательный коллектив, возможность влиять на процессы и внедрять улучшения. Перспектива развития отдела и масштабирования процессов при достижении целевых показателей.Похожие вакансии