Специалист по операционной поддержке (Shipping)

Мы ищем внимательного и системного специалиста, который станет опорой нашего Департамента судоходства. Вы будете отвечать за безупречный порядок в документах, своевременную отчетность и соблюдение комплаенс-процедур на стыке операций с судами, грузами и контрагентами. Обязанности: Подготовка ежедневных сводок, включая мониторинг погодных условий и отслеживание загрузки флота. Формирование еженедельных отчетов о движении денежных средств (Cashflow). Составление ежемесячных отчетов по отгрузкам CIF (стоимость, страхование и фрахт), а также финансовой отчетности по запросу руководителя. Поддержание актуальности шаблонов отчетов, обеспечение точности данных и соблюдения дедлайнов. Оперативное информирование Руководителя департамента об отклонениях или аномалиях в цифрах. Оформление базовой процедуры KYC («Знай своего клиента») для новых и действующих партнеров. Совместно с логистами и операторами подготовка анкет комплексной проверки (DDQ). Выпуск стандартных соглашений о неразглашении (NDA) от лица компании. Подготовка Актов сверки с контрагентами: сопоставление цифр, дат и подтверждающих документов. Систематизированное ведение архива всей документации по контрагентам. Помощь коммерческому отделу в подготовке счетов и инвойс-соглашений на основе утвержденных шаблонов. Анализ договоров и коммерческих контрактов: выделение ключевых условий (платежные сроки, сталийное время, демередж, уведомления, критические даты) для оперативного учета использования судов. Подготовка счетов на оплату и получение платежей, проверка их соответствия условиям контрактов и первичным документам во взаимодействии с финансовым отделом и казначейством. Контроль дебиторской и кредиторской задолженности, проведение необходимых напоминаний. Выступает связующим звеном с департаментом казначейства. Ведение структурированного бумажного и электронного архива всей судоходной документации. Административная поддержка команды по текущим задачам. Поиск возможностей для оптимизации форматов отчетов, структуры хранения файлов и рабочих процессов документооборота. Наши ожидания от кандидата: Безупречные организаторские способности и высокая концентрация на деталях. Умение читать, понимать и извлекать ключевые условия из коммерческих контрактов. Продвинутый пользователь MS Office (Excel, Word, Outlook). Свободное владение Excel для построения таблиц и сводных отчетов. Грамотная письменная речь. Способность надежно управлять несколькими параллельными циклами отчетности (ежедневно/еженедельно/ежемесячно). Будет преимуществом: Опыт работы или стажировки в сфере судоходства, трейдинга или сырьевых товаров. Базовое понимание принципов KYC/комплаенса. Опыт ввода данных в ERP-системы. Проактивность и умение работать автономно после периода адаптации. Искренний интерес к развитию карьеры в морских операциях или претензионной работе. Опыт работы: 1–3 года опыта в административном делопроизводстве, документообороте или на младших коммерческих должностях. Готовы рассмотреть сильных выпускников вузов с отличными навыками самоорганизации и владения Excel. Что мы предлагаем взамен: Прямое погружение в коммерческую и операционную деятельность крупного бизнеса в сфере судоходства и торговли. Практический опыт работы с международными контрактами, финансовыми документами и процедурами комплаенса. Наставничество со стороны Руководителя департамента судоходства. Официальное трудоустройство Бесплатные обеды