Секретарь-делопроизводитель

Обязанности: • Работа с входящими и исходящими звонками, контроль обратной связи; • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учёт и направление в соответствующие отделы организации; • Передача для исполнения необходимой документации от руководителя; • Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением; • Ведение электронной базы документов; • Обеспечение мер по сохранности необходимой документации; • Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации; • Участие в описи документов; • Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для аккредитации региональных федераций; • Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства; • Отслеживание актуальности номенклатуры документов; • Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства; • Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам; • Организация приёма и встреча посетителей; • Контроль и обеспечение функционирования офиса, координация взаимодействия с внешними организациями: пожарной и охранной службами, управой, управляющей компанией; • Посещение почтового отделения для отсылки и приёма необходимой корреспонденции; • Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности; • Подготовка и отправка справок по запросам членов сборных команд РФ или региональных спортивных федераций; • Взаимодействие с контрагентами организации по выписке авиа/жд билетов, а также бронирования проживания для сотрудников и членов сборных команд РФ; • Отработка трансферных листов; • Помощь и взаимодействие со спортивным отделом по сбору и сканированию посадочных талонов; • Организация отправки спортивного оборудования или наградного материала и др. необходимых предметов для нужды сборных команд или проведения соревнований через логистические компании; • Формирование и ведение баз данных: контактов сотрудников, информации о региональных спортивных федерациях, контактов профильных министерств и ведомств; • Осуществление мониторинга и ведение календаря дней рождений сотрудников организации и руководителей региональных федераций; организовывать сбор денежных средств (в установленных порядке и пределах) и приобретение подарков; обеспечивать своевременную доставку (вручение) подарков адресатам, в том числе с оформлением сопроводительной документации при необходимости; • Ведение делопроизводства контрольно-дисциплинарного комитета: подготовка материалов к заседанию; вызов на заседания приглашенных лиц; информирование лиц, в отношении которых ведется дисциплинарное производство, о дате, месте и времени проведения заседания; ведение протокола заседания; направление решений для публикации на сайте; • Взаимодействие с управой района по вопросам работы «Клуба единоборств» (передача показаний счетчиков, информирование о готовящихся мероприятиях, ведение отчетности по проведенных мероприятиях, составление графика мероприятий, включение мероприятий в календарные планы работы управы района, взаимодействие по другим вопросам). Требования: • Опыт работы в аналогичной должности от 1 года (опыт в спортивной сфере будет преимуществом); • Понимание работы с документами: архивация, обмен, составление, анализ и т.п.; • Уверенные пользователь ПК, орг. техники; • Грамотная устная и письменная речь; • Отсутствие страха новых задач; • Умение спрашивать и уточнять, когда возникает непонимание; • Доведение дел до конца; • Пунктуальность; • Аккуратность; • Инициативность; • Работа в команде и индивидуально. Условия: рабочее время: 9.00-18.00 или с 10.00 до 19.00 суббота и воскресенье - выходные дни; корпоративная связь; испытательный срок 3 месяца; офис в шаговой доступности от метро (10 минут пешком); оформление согласно ТК.