Личный помощник / Персональный ассистент для ГД

Обязанности: · Вести планирование рабочего времени строго на основании предварительно предоставленной руководителем информации (без прямого доступа к календарю руководителя). · Осуществлять расстановку приоритетов входящих запросов — обрабатывать письма от коллег, запросы на организацию встреч и иные обращения с учётом срочности. · Контролировать установленные дедлайны и обеспечивать своевременное выполнение задач. Организация служебных/личных поездок: разработка маршрутов следования, подбор оптимальных вариантов авиа‑ и ж/д‑перевозок, стыковок, организация трансферов; бронирование и приобретение проездных документов, размещение в гостиницах, аренда транспортных средств, бронирование вип‑залов в аэропортах; оказание визовой поддержки: формирование комплекта документов, взаимодействие с визовыми центрами и иными уполномоченными организациями. Документооборот: подготовка деловой корреспонденции, ведение отчётной документации, оформление документов для подписания Руководителем; организация архивации документов на бумажных носителях, обеспечение сохранности и конфиденциальности данных, гарантийные документы на покупки и т.д. оформление документов, связанных со страхованием имущества. приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции (бумажной и электронной) в системе ЕРП, 1С, ЭДО. передача документов на рассмотрение/подписание Руководителю и далее в соответствующие отделы; подготовка исходящих документов к отправке; оформление писем к документам подрядчиков для передачи курьером. Информационно‑аналитическая поддержка: сбор и систематизация информации по запросам руководства; поиск подрядчиков, проведение предварительной аналитики предложений на рынке, работа с КП. Административно‑хозяйственное и персональное сопровождение: организация офисных мероприятий для Руководителя (заказ кейтеринга, поддержание порядка на рабочем месте); выполнение личных поручений (заказ товаров, подарков, бронирование услуг, координация доставок, личная встреча гостей); взаимодействие с подрядчиками и исполнителями, подготовка доверенностей, контроль направления и оплаты счетов; заказ и учёт канцелярских принадлежностей и расходных материалов для Руководителя, офиса и коллег; взаимодействие с курьерскими службами для Руководителя, коллег; помощь в организации корпоративных мероприятий; поддержка внутренней коммуникации между отделами; осуществление бронирования переговорных комнат по запросам сотрудников и организация видео встреч с настройкой соответствующего программного обеспечения. Требования: Опыт работы в должности Персонального ассистента не менее 5-ти лет Умение предугадывать желания руководителя, действовать на опережение и решать задачи до того, как они станут проблемой. Способность принимать верные решения в форс-мажорных ситуациях. Умение находить подход к разным людям, фильтровать входящие запросы и грамотно распределять информацию. Умение работать с коммерческой тайной и строгое соблюдение этики. Наличие автомобиля. Условия: Полностью официальная форма сотрудничества (Белая ЗП и соблюдение всех норм ТК) Современный, комфортный офис м. Строгино БЦ Орбита. Условия - срочный трудовой договор (декретная ставка) с возможностью перехода на бессрочный трудовой договор. ЗП обсуждается индивидуально!!! Просьба в сопроводительном письмо указать ваши зарплатные ожидания.