Личный ассистент в семью

В семью собственника бизнеса и его супруги требуется личный помощник для сопровождения личного контура семьи и развития Family Office. Мы ищем человека, которому можно доверить решение широкого круга бытовых, организационных и личных вопросов. Важно не просто выполнять поручения, а брать ответственность за результат, предвидеть возможные сложности и предлагать решения заранее. Работа подойдет человеку, который любит порядок, умеет системно организовывать процессы, комфортно чувствует себя в режиме многозадачности и получает удовольствие от того, что делает жизнь других людей проще и удобнее. Мы ищем не исполнителя поручений, а человека, который способен взять под контроль целое направление жизни семьи и самостоятельно доводить вопросы до результата. Обязанности 1. Календарь и планирование ведение личного календаря руководителей; добавление поездок, отпусков, встреч и мероприятий; оперативное внесение изменений в расписание; организация личных и рабочих встреч с учетом загрузки и приоритетов руководителей; контроль пересечений и своевременное информирование участников. 2. Быт и управление домом взаимодействие с клинингом и домашним персоналом; постановка задач и контроль качества выполнения работ; координация работы личного повара; контроль меню с учетом рекомендаций врачей и предпочтений семьи; организация закупок и доставок; работа с маркетплейсами, службами доставки, курьерскими службами; поиск и контроль подрядчиков для решения бытовых и технических вопросов; организация пространства в доме и повышение бытового комфорта семьи. 3. Travel-поддержка организация деловых и личных поездок; покупка авиа- и железнодорожных билетов; регистрация на рейсы и контроль изменений расписания; бронирование гостиниц, трансферов и сопутствующих услуг; контроль подготовки документов, страховок и необходимых вещей; составление маршрутов и информационных справок по месту пребывания. 4. Медицинское сопровождение ведение медицинского календаря; контроль рекомендаций врачей; организация обследований и медицинских мероприятий; поиск профильных специалистов; контроль графика приема медикаментов и сдачи анализов. 5. Досуг и личные проекты организация отдыха и личного времени руководителей; бронирование ресторанов и мероприятий; поиск и организация нестандартных активностей; подбор и организация подарков; поиск мероприятий и сопровождение участия в них. 6. Документы и учет ведение электронной базы документов; систематизация информации и поддержание актуальности данных; базовый учет расходов семьи; контроль возвратов товаров и услуг; хранение и структурирование документов различного назначения. 7. Выполнение личных поручений выполнение поручений различного уровня сложности; помощь в подготовке поездок; встреча гостей и помощь в их размещении; организация обслуживания автомобилей семьи; взаимодействие с сервисами, автомойками и дилерскими центрами; контроль сезонного обслуживания и технических работ. Требования к кандидату обязателен опыт работы личным ассистентом, персональным помощником руководителя или в Family Office; умение структурировать информацию и создавать понятные регламенты; высокий уровень ответственности и самостоятельности; способность самостоятельно вести задачи и процессы без постоянного контроля и напоминаний; проактивная позиция: видеть потенциальные проблемы заранее и предлагать решения до возникновения критических ситуаций; оперативность и высокий уровень коммуникации; готовность быстро разбираться в новых сферах и задачах; умение мыслить на несколько шагов вперед; высокий уровень сервиса, тактичность и соблюдение конфиденциальности; вакансия предполагает полную вовлеченность и не рассматривается как подработка. Условия работа напрямую с собственником бизнеса и его семьей; заработная плата до 150 000 рублей (обсуждается индивидуально с успешным кандидатом); долгосрочное сотрудничество; перспектива роста до руководителя Family Office с расширением зоны ответственности; уважительное отношение, открытая коммуникация и высокий уровень доверия. Адаптация Период адаптации составляет 2 недели. В течение этого времени руководители помогут погрузиться в процессы, познакомят с особенностями семьи, действующими подрядчиками, системами учета и текущими задачами. После завершения периода адаптации ожидается полностью самостоятельная работа. Мы ищем человека, который способен самостоятельно организовывать свою деятельность, контролировать сроки, вести процессы и доводить задачи до результата без постоянного контроля и напоминаний со стороны руководителей. Нам подойдет человек, который умеет самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности и не ждет подробных инструкций по каждому вопросу. Важна способность разобраться в ситуации, предложить варианты решения и довести задачу до результата. Этапы отбора Этап 1 Тестовое задание для оценки подхода к работе, уровня самостоятельности и мотивации кандидата. Этап 2 Короткое телефонное интервью (5–10 минут) для знакомства и оценки комфорта коммуникации. Этап 3 Онлайн-интервью с руководителями (30–40 минут) с разбором практических кейсов из реальной работы личного помощника. Если Вы внимательно ознакомились с вакансией, начните сопроводительное письмо со слов: «Я тот, кто Вам нужен, потому что…» Также ответьте на вопрос: «Какие три качества, из вашей практики, наиболее важны для личного помощника семьи и почему?»