Обязанности: Документооборот и сопровождение сделок по проектам: Организация оплаты счетов, проверка первичных документов на соответствие договорам, визирование в ЭДО. Формирование и согласование проектов договоров, устранение замечаний согласующих. Коммуникация с исполнителями по договорам услуг, контроль предоставления результатов работ, фотоотчетов. Подготовка ежемесячного отчёта для заказчика по проекту, учёт согласований, определение вида затрат. Передача документов на бумажном носителе контрагентам и в бухгалтерию. Работа с сувенирной и полиграфической продукцией: Учёт остатков, предоставление сведений по запросу. Заказ продукции: запрос коммерческих предложений, анализ, согласование с руководителем, контроль сроков. Организация перевозки рекламных материалов (Москва/Сочи): Согласование условий с исполнителями, координация с местами вывоза и размещения, заказ пропусков. Ведение таблиц затрат на продвижение проектов: Заполнение данных об оплатах и актах, поддержание актуальности. Подготовка отчётов : Запрос данных от отдела продаж (поступления, переменная часть, показы, продажи). Заполнение структуры отчёта, расчёт сумм затрат и оплат, согласование с заинтересованными лицами. Запрос копий платёжных поручений, выгрузка материалов в облако, печать копий закрывающих документов. Ведение архива договоров и дополнительных соглашений (бумажного и электронного) для 9 юр.лиц: Приём, проверка оформления документов (подписи, прошивка, лист согласования), возврат на доработку при ошибках. Сканирование, размещение в сетевой папке, сдача оригинала в бумажный архив. Поиск оригиналов и сканирование договоров за прошлые периоды. Сканирование доверенностей ТМЦ, отслеживание сроков хранения документации. Работа с внешним архивом: Организация уничтожения документов с истекшим сроком хранения, передача документов во внешний архив (составление описей, заполнение формуляров). Планирование бюджета на следующий год. Прочие обязанности: Проставление печатей, проверка полномочий подписанта. Согласование реестра платежей (проверка наличия оригинала договора в архиве). Подписание договоров и доп. соглашений в ЭДО. Публикация сообщений на портале «Федресурс» Требования: Опыт работы в договорной работе, документообороте, сопровождении сделок от 3 лет. Подготовка письменных обращений по проектам находящимся в работе. Опыт работы с первичной документацией (счета, акты, КС‑2, КС‑3), ЭДО. Знание 1С: Документооборот, Управление договорами. Уверенный пользователь ПК (Excel, облачные сервисы типа Cloud / сетевые папки). Понимание основ делопроизводства, архивирования, требований к хранению документов. Опыт взаимодействия с ФРК (для строительных проектов) – желательно. Высшее образование (экономическое/юридическое – приветствуется). Условия: Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня; Испытательный срок 3 месяца; Выплата заработной платы два раза в месяц. Без задержек и все официально; Ежегодный оплачиваемы отпуск в 28 календарных дней; Программа ДМС после испытательного срока с большим выбором клиник, полисом для выезда за рубеж; Выдача карты для посещения фитнес-центра, расположенного в здании офиса; Возможна годовая премия в размере одного оклада; График работы 5/2 с 9:30 до 18:00 на территории работодателя; Работа в Бизнес центре класса "А", от ст. м. Славянский бульвар, ст. м. Молодежная, ул.Беловежская, д.4В, Москва, 121353. Корпоративные мероприятия: "День компании", "Новый год с детскими подарками"; Дружный коллектив.
Похожие вакансии