Администратор по работе с клиентами/Офис-менеджер

Обязанности: Прием и распределение телефонных звонков отдела продаж прием входящих звонков, перенаправление руководителю отдела и работникам отдела продаж; регистрация поступающих телефонных звонков; работа в CRM (распределение входящих звонков, заявок и т.д. между ответственными сотрудниками отдела продаж); ведение работы с клиентскими жалобами по телефону, замечаниями и пожеланиями. Оперативная передача всей полученной информации заинтересованным сотрудникам, подразделениям компании; проведение обзвона клиентов с целью сообщения информации (информативный прозвон) и получения информации (опрос/анкетирование) Встреча посетителей получение и фиксация первичной информации о посетителях, встреча гостей в офисе и в зоне паркинга, помощь и сопровождение гостя к менеджеру или руководителю отдела продаж; ведение журнала записи посетителей офиса, оформление (заказ) пропусков; содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей; прием и передача документов посетителей руководителю и работникам отдела продаж; подготовка и бронирование переговорных комнат, ведение календарей бронирования; сервировка чайного (кофейного) стола для гостей; приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки). Ведение бумажной и электронной базы документов отдела продаж контроль за ведением документооборота, ведение бумажной и электронной базы документов; обеспечение и сохранность систематизации документов в бумажном и электронном виде; взаимодействие с контрагентами по системе электронного и бумажного документооборота; составление деловых и информационных писем, приказов, служебных записок по запросу; работа в 1С (обработка и внесение данных). работа в CRM Bitrix24. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций организация корпоративных перевозок услугами такси, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для работников отдела продаж; отправка почтовых отправлений, посылок, взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России. Административно-хозяйственная поддержка офиса определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий в офисе; контроль остатков, составление заявок на товары, отслеживание сроков согласования и поставки; приём заявок от работников отдела при потребности в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисном оборудовании; проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету; составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности, в части использования товаров и услуг офисом; организация технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния; прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования; организация сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования; контроль за качеством работы службы клининга. поддержание чистоты переговорных. Требования: Коммуникационные навыки: Грамотная чёткая речь, опыт общения с людьми высокого статуса в обществе, умение слушать клиента и простым языком излагать свои мысли. Внешний вид: исключительно деловой офисный стиль. Организационные навыки: Способность планировать свое время, расставлять приоритеты и справляться с несколькими задачами одновременно. Внимательность к деталям: Умение замечать и предотвращать ошибки для поддержания высокого уровня обслуживания. Знание программного обеспечения: Умение работать с CRM-системами, офисными приложениями и другими инструментами, необходимыми для управления клиентскими данными. Знание иностранного языка: Знание английского или других иностранных языков будет плюсом в случае взаимодействия с международными клиентами. Личные качества: Стрессоустойчивость, инициативность, умение работать в команде. Условия: Официальное оформление; Белая заработная плата (2 раза в месяц); График работы 2/2 с 9.00 до 21.00; Ежегодный отпуск: 28 календарных дней; ДМС после 6 месяцев работы.