Помощник Финансового директора

Обязанности Полное административное сопровождение деятельности финансового директора; Ведение календаря финансового директора, организация встреч, совещаний, переговоров и деловых поездок; Организация и координация рабочих встреч, совещаний, комиссий и иных коллегиальных мероприятий; Протоколирование совещаний на компьютере с последующей обработкой и предоставлением готового протокола не позднее 2 часов после завершения совещания; Обеспечение согласования протоколов всеми участниками совещаний и организация подписания финансовым директором; Строгий контроль исполнения поручений, распоряжений, приказов и локально-нормативных актов, выпущенных финансовым директором; Контроль исполнения решений комиссий, совещаний, комитетов и иных коллегиальных органов; Ведение реестра приказов, распоряжений, поручений, протоколов и контрольных задач; Систематизация информации, контроль сроков исполнения и подготовка регулярных отчетов по статусу исполнения поручений; Контроль доведения поручений финансового директора до ответственных подразделений и сотрудников; Организация работы комиссии по рассмотрению и одобрению сделок; Формирование и ведение реестра решений комиссии по одобрению сделок; Обеспечение своевременного созыва участников комиссии на регулярной основе; Контроль полноты предоставления материалов к заседаниям комиссии; Подготовка материалов, справок, аналитики и комплектов документов для рассмотрения и согласования финансовым директором и комиссией; Проверка полноты, корректности и надлежащего оформления пакета документов, выносимого на рассмотрение и согласование; Подготовка повесток, протоколов заседаний комиссии и контроль исполнения принятых решений; Организация документооборота и систематизация документации; Организация хранения корпоративной, финансовой и управленческой документации; Контроль соблюдения регламентов документооборота, внутренних процедур согласования и корпоративных стандартов; Организация подписания документов, контроль маршрутов согласования и сроков подписания; Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов, писем, презентаций и иных внутренних документов; Контроль корректности ведения корпоративных папок, электронного архива, реестров и структуры хранения документов; Обеспечение актуальности и систематизации документации в 1С: Документооборот и корпоративных сетевых ресурсах; Контроль своевременного предоставления документов и материалов ответственными подразделениями; Подготовка деловой переписки, презентаций, аналитических и справочных материалов; Взаимодействие с внутренними подразделениями, руководителями и внешними контрагентами; Подготовка аналитических материалов и отчетности по запросу финансового директора; Выполнение личных поручений финансового директора, не связанных с бизнес-процессами; Работа в системах 1С: ERP и 1С: Документооборот; Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение корпоративных стандартов. Требования Высшее образование (экономическое/финансовое будет преимуществом); Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником топ-менеджера или финансового директора от 5 лет; Опыт работы в холдинговых структурах или группах компаний будет преимуществом; Понимание структуры холдинга, принципов корпоративного управления, документооборота и деловой субординации; Опыт организации совещаний, ведения протоколов и контроля исполнения решений; Опыт сопровождения коллегиальных органов, комиссий и согласовательных процедур будет преимуществом; Понимание финансовой, договорной и корпоративной документации; Высокий уровень организаторских и коммуникативных навыков; Умение эффективно работать в режиме многозадачности, соблюдать сроки и сохранять качество работы; Высокий уровень ответственности, внимательность к деталям и системность; Навыки жесткого контроля сроков и исполнительской дисциплины; Умение работать с конфиденциальной информацией; Уверенное владение MS Office, 1С: ERP, 1С: Документооборот; Грамотная устная и письменная речь; Владение английским языком не ниже уровня B2 будет преимуществом; Готовность быть на связи по рабочим вопросам в режиме 24/7. Условия Работа в стабильной компании/холдинговой структуре; Оформление в соответствии с ТК; Работа в прямом подчинении финансовому директору; Высокий уровень вовлеченности в управленческие и корпоративные процессы компании; Ненормированный рабочий день и высокая степень вовлеченности в операционные процессы; Конкурентоспособный уровень дохода (обсуждается индивидуально).