Специалист (делопроизводитель)

Требуется специалист по документообороту в Дирекцию по правовым вопросам, осуществляющий методологическую и техническую поддержку юристам. Непосредственное подчинение Заместителю Генерального директора по правовым вопросам. Обязанности: 1. Функции модератора системы 1С Документооборот: В части локальных нормативных актов: проверка правильности оформления локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации (ЛНА и ОРД); проверка правильности выбора маршрута согласования инициатором, правильности заполнения карточки документа; регистрация документов; рассылка документов в системе и контроль исполнения; обеспечение сохранности документов; ведение базы ЛНА и ОРД в корпоративной системе в интуитивно понятной логике (выгрузка подписанных ЛНА и ОРД, архивирование неактуальных ЛНА и ОРД). В части договорной работы: проверка правильности выбора маршрута согласования инициатором, правильности заполнения карточки документа, вложений необходимых документов, установление всех необходимых связей в системе и т.п.; проверка подписанных сканов, предоставления оригиналов, а также договорных документов, подписанных УКЭП; контроль получения оригиналов подписанных документов, истребование у ответственных сотрудников. 2. Организационно-методическое сопровождение: подготовка ежемесячного отчета управляющей компании (сбор необходимой информации у ответственных подразделений, консолидация полученной информации в единый отчет по установленной форме, организация подписания отчета, передача подписанного отчета в бухгалтерию); консультирование работников по вопросам 1С Документооборот; предоставление информации по документам; взаимодействие с нотариусами и бюро переводов. 3. Бюджетирование Дирекции по правовым вопросам: сбор информации у сотрудников Дирекции в рамках утверждения годового и ежемесячного бюджета, формирование заявки в 1С ERP, сопровождение процесса утверждения/изменения заявки; контроль исполнения бюджета Дирекции; организация оплаты счетов по запросам сотрудников Дирекции по правовым вопросам (получение документов от контрагентов, передача первичных документов в бухгалтерию, передача счетов в оплату в 1С ERP). 4. Хранение документов: учет, систематизация, хранение; формирование дел и передача в архив; уничтожение документов с истекшим сроком хранения. 5. Техническая работа: сканирование, копирование, брошюрование по запросу сотрудников Дирекции; заверение копий. Требования: Уверенное владение программами Microsoft Office. Знание 1С «Документооборот» и 1С ERP, опыт работы в указанных системах. Базовое понимание разницы в видах договоров (способность отличить один вид договора от другого). Базовое понимание работы с ЭЦП. Опыт работы с ЛНА и ОРД, опыт проверки ЛНА и ОРД на предмет грамотности и логичности. Высокий уровень грамотности, внимательность к деталям. Юридическое образование будет преимуществом. Условия: офис в БЦ класса "А", в шаговой доступности от м. Павелецкая; оформление по ТК РФ; график работы 5/2 с 9:00 до 18:00, в пятницу сокращенный рабочий день; ДМС после окончания испытательного срока.