Обязанности: Обеспечение бесперебойной работы и надлежащего состояния офисных помещений и прилегающих к ним территорий, а именно: контроль качества уборки помещений в соответствии с выданными критериями, координация работы клининговых служб и процесса уборки помещений, контроль порядка и чистоты во всех помещениях – в соответствии с выданными критериями, ежедневный контроль за надлежащим техническим состоянием и пожарной безопасностью помещений (осмотр помещений, оценка работы оборудования, инженерных систем, контроль исправности сигнализации, состояния эвакуационных путей, наличие воды), координация ремонтных работ, ежедневный контроль за соблюдением в помещениях санитарных норм и Правил внутреннего трудового распорядка, ежедневный контроль за исправным функционированием оборудования (кофейная техника, инвентарь, оргтехника, кондиционеры и т.п.). ежедневное выявление неисправностей в работе офиса (оборудование, инвентарь, обслуживание, обеспечение безопасности и функционирования помещений) и принятие незамедлительных мер к их устранению, своевременное приобретение необходимых расходных материалов, инструментов, принадлежностей, оборудования и аналогично– по потребности, организация своевременного ремонта дверей, окон, замков, жалюзи и т.п. контроль исполнения Плана подготовки помещения здания к осенне-зимней эксплуатации. контроль плана мероприятий, связанных с функционированием объекта. Организация пропускного режима и контроль доступ посетителей — проверяет документы, выдает временные пропуска, ведет журналы регистрации входящих и выходящих лиц. Незамедлительное реагирование на чрезвычайные ситуации: принимает первоочередные меры при авариях, вызывает экстренные службы, координирует эвакуацию, информирует Руководство Арендодателей и Работодателя. Ведение и контроль документооборота (письма исходящие/входящие, служебные записки, журналы происшествий, отчеты для руководства, договора – в части процесса получения подписанных сторонами оригиналов). Контроль исполнения условий договоров с поставщиками и подрядчиками. Встреча и регистрация гостей. Координация встреч. Телефонная коммуникация и обработка запросов. Управление расписанием и встречами. Ведение календаря встреч и иных мероприятий. Решение конфликтных ситуаций. Сбор обратной связи от клиентов, посетителей, фиксировать жалобы и пожелания, передача информации руководству для улучшения качества услуг и повышения уровня клиента. Контроль почтовых отправлений, курьерских поездок. Работа в CRM – системе по задачам управления офисом. Взаимодействие со структурными подразделениями компании, арендаторами, поставщиками, покупателями работ/услуг, сервисными службами с соблюдением интересов компании – в рамках исполнения задач. Управление и контроль бюджета административных расходов на содержание офиса. Административная и информационная поддержка Арендаторов и Руководства Работодателя: Рассылки- информирования, Рассылки-напоминания, Рассылки – предупреждения. Участие в подготовке корпоративных мероприятий. координация работы обслуживающего персонала, контроль исполнения поставленных руководителем задач Закупка, получение, выдача подсобным рабочим и уборщицам инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания, с осуществлением учета выданного имущества, Закупка, получение, пополнение ассортимента (с обеспечением запаса) в зонах приема пищи и кофе-брейк, контроль наличия запасов, контроль расходных материалов, контроль соблюдения порядка, чистоты и стиля в зонах кофе-брейк, помещении для приема пищи. Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его периодическая инвентаризация, восстановление и пополнение, Контроль наличия имущества, его периодическая инвентаризация, проведение периодического осмотра, направление заявок на списание имущества. Контроль, в пределах своей компетенции, работ по содержанию зданий, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке. Выполнение служебных поручений руководства. Требования: опыт работы с аналогичным функционалом – от 5 лет, инициативность, ответственность, хозяйственность, коммуникабельность, компромиссность, уравновешенность, конструктивность в коммуникации, опыт и умение работать в большом коллективе, опыт и умение управлять подчиненным персоналом (уборщица, техник по эксплуатации), представительный внешний вид, готовность к деловому дресскоду и деловому кэжуал-стилю. Условия: Подчиненность: Генеральному директору, Испытательный срок – 3 месяца, Рабочее время: понедельник – пятница, с 8.45 до 18.15, Оформление: официальное трудоустройство в штат компании согласно Трудовому законодательству РФ.
Похожие вакансии