Обязанности:
Компания МЕДИПАЛ специализируется на комплексном обеспечении учреждений системы здравоохранения лекарственными препаратами и изделиями медицинского назначения. Мы в поиске Секретаря Правления. Мы ждём от Вас: Опыт работы в роли секретаря топ-менеджмента от 2-х лет. Английский язык не ниже Upper-Intermediate, свободное владение устной и письменной речью. Опыт ведения деловой переписки и переговоров на английском языке с внешними партнерами. Опыт ведения полного цикла документооборота (входящий, исходящий, внутренний) в электронной системе документооборота (1С ДО или аналоги). Уверенное владение 1С: Управление торговлей (создание счетов, договоров, актов) на уровне уверенного пользователя. Продвинутый уровень MS Office 365: Outlook (сложное планирование встреч, управление почтой), Excel (формулы, сводные таблицы), Word (оформление документов по стандартам), PowerPoint (создание презентаций). Навык организации совещаний и встреч: планирование, рассылка приглашений, подготовка материалов, протоколирование. Опыт полного цикла организации командировок: бронирование билетов и гостиниц, визовая поддержка, подготовка авансовых отчетов. Опыт организации приема гостей и делегаций (встреча, размещение в переговорных, кофе-брейки, трансфер). Опыт работы с системами бронирования (билеты, гостиницы) и офисной телефонией. Безупречная грамотность, навыки многоуровневой коммуникации с сотрудниками всех уровней и внешними партнерами. Соблюдение стандартов конфиденциальности и этики делового общения. Чем предстоит заниматься: Документооборот: Обеспечение входящего документооборота: регистрация, передача, хранение входящих документов. Обеспечение внутреннего документооборота: подготовка, регистрация, контроль согласования внутренних документов, сбор подписей, передача в структурные подразделения. Обеспечение исходящего документооборота: проверка документов, передача на подпись руководителям. Административная поддержка: Контроль графиков совещаний Правления, подготовка материалов к совещаниям, протоколирование встреч (при необходимости). Организация гостевого сервиса и приема посетителей. Обеспечение приемных и переговорных комнат необходимым оборудованием, канцелярией, хоз.товарами, продуктами питания. Контроль чистоты и порядка в рабочих кабинетах Правления. Заказ и оформление пропусков, взаимодействие со структурными подразделениями. Формирование заявок на командирование: выбор и бронирование гостиниц, сопровождение визовых вопросов, формирование авансовых отчетов. Взаимодействие с отделами и выполнение поручений: Подготовка авансовых отчетов, служебных записок, заявлений на отпуск, путевых листов для сотрудников Правления. Внесение счетов на оплату, актов, договоров в 1С по запросу сотрудников Правления. Подготовка исходящих писем, отчетов и других материалов по запросу Правления. Выполнение поручений непосредственного руководителя. Условия работы: Работа в представительском офисе по адресу: м. Фрунзенская, Комсомольский пр-т, 19А в шаговой доступности от метро. Пятидневная рабочая неделя, суббота и воскресение - выходные дни.Похожие вакансии
Помощник Председателя Правления Коллегии (секретарь)
От 100 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Парк культуры, Октябрьская
МАГНЕТАР, Московская коллегия адвокатов
Главный специалист управления корпоративной политики/секретарь Правления
Договорная
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Парк культуры, Октябрьская
Юнипро
Ответственный секретарь Правления (с функциями корпоративного юриста)
Договорная
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Парк культуры, Октябрьская
Общероссийская общественная организация Российский Красный Крест
Заместитель Председателя Правления (РНКО)
Договорная
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Парк культуры, Октябрьская
Миронович Дмитрий Евгеньевич
Главный бухгалтер – член Правления (РНКО)
Договорная
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Парк культуры, Октябрьская
Рунекст
Генеральный директор / Председатель Правления РНКО
Договорная
Москва. Станции метро: Фрунзенская, Парк культуры, Октябрьская
Рунекст