Офис-менеджер

Обязанности: - Административная поддержка деятельности компании. - Выполнение поручений генерального директора, а также помощника генерального директора. - Осуществлять: прием документов и личных заявлений на подпись генерального директора; работу с входящей корреспонденцией: прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов; организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; работу с исходящей корреспонденцией: регистрация, передача, учет, хранение документов; регистрирацию корреспонденциию, распределение документации по отделам (приём и распределение корреспонденции и документации между бухгалтерией, юристами и аудиторами и ОП Липецк); по поручению генерального директора, а также помощника генерального директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании в целом; по поручению генерального директора, а также помощника генерального директора печать служебных материалов, введение информации в таблицы и хранению на сервере компании. - Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. - Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей компании. - Покупка авиа и ж/д билетов для сотрудников компании, бронирование гостиниц, заказ такси; - Заказ цветов и других подарков для сотрудников офиса; - Осуществляет подготовку и организацию работы офиса: проверка офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей; - Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр. - Осуществляет заимодействие и отправку курьеров. Построение маршрутизации и контроль выполнения отправок. Ведет реестр проделанной работы курьерами за день. Условия: трудоустройство по ТК РФ дружный коллектив