Обязанности:
Роль предполагает высокий уровень самостоятельности, активное взаимодействие с международными партнёрами, использование современных digital-инструментов и AI для повышения эффективности работы. Основные зоны ответственности: 1. Управление календарём и встречами •Полное управление календарём руководителя (Google Calendar / Outlook) •Планирование и координация встреч с партнёрами, клиентами и подрядчиками •Организация и администрирование онлайн-встреч (Zoom, Google Meet) •Координация международных звонков с учётом разных часовых поясов •Подготовка руководителя к встречам (повестка, информация о компаниях и участниках) •Контроль и оптимизация расписания 2. Деловые коммуникации •Ведение деловой переписки с партнёрами и клиентами •Общение через Email, WhatsApp, LinkedIn и мессенджеры •Организация и проведение международных звонков •Подготовка ответов на сообщения и запросы •Координация коммуникаций между руководителем, клиентами и партнёрами Рабочий язык коммуникации английский. 3. Research и аналитика •Поиск и анализ информации по рынкам и индустриям •Research потенциальных партнёров, компаний, девелоперов и застройщиков •Поиск профильных конференций, мероприятий и профессиональных сообществ •Подготовка кратких аналитических сводок и брифов •Использование AI-инструментов (ChatGPT, Perplexity и др.) для быстрого анализа информации •Структурирование данных и подготовка материалов для принятия решений 4. Административная и операционная поддержка •Контроль задач и поручений руководителя •Ведение task-менеджмента (Notion / ClickUp / Asana / Trello) •Подготовка презентаций и документов (PowerPoint, Google Slides, Canva) •Структурирование информации и файлов (Google Drive / Notion) •Поддержание системы управления задачами и рабочими процессами 5. Финансовый и административный учёт •Ведение и контроль расходов •Подготовка таблиц и отчётности (Google Sheets / Excel) •Координация оплат и взаимодействие с подрядчиками •Поиск и подбор поставщиков и сервисных компаний 6. Организация поездок и мероприятий •Планирование деловых поездок •Бронирование перелётов, отелей и трансферов •Подготовка travel-планов •Координация встреч во время поездок •Поиск и анализ профильных конференций и мероприятий 7. Digital-поддержка и коммуникации •Поддержка профессионального присутствия руководителя в LinkedIn •Подготовка и публикация контента для Telegram •Координация публикаций и коммуникаций в Instagram •Работа с профессиональными контактами и networking 8. Личная поддержка руководителя •Организация личных задач (записи, встречи, бытовые вопросы) •Поиск сервисов и подрядчиков для решения личных задач •Координация личных поездок и административных вопросов Инструменты, используемые в работе •Google Workspace / Microsoft Office •Zoom / Google Meet •Notion / Asana / ClickUp / Trello •Google Sheets / Excel •PowerPoint / Google Slides / Canva •LinkedIn, WhatsApp, Telegram, Email •AI-инструменты для research и аналитики Требования к кандидату •Свободное владение английским языком (обязательное требование) •Опыт работы ассистентом, project-координатором или операционным менеджером •Умение работать с цифровыми инструментами и системами управления задачами •Сильные навыки research и структурирования информации •Высокий уровень самоорганизации и ответственности •Умение работать в динамичной среде и быстро переключаться между задачами Ключевые качества •проактивность •системное мышление •внимание к деталям •сильные коммуникационные навыки •способность быстро находить решения Мы ищем человека, который сможет не просто выполнять задачи, а системно управлять информацией, процессами и коммуникациями, помогая руководителю эффективно развивать бизнес и новые направления. Условия: • Удалённая работа • Гибкий график • Частичная занятость на старте • Нужно быть на связи в течение дняПохожие вакансии