Помощник руководителя

Обязанности: Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контролировать их исполнение, ведение и корректирование рабочего календаря руководства. • Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости). • Работа с документами (составление и подготовка писем, архив, хранение, перераспределение). • Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). • Ведение архива документов и проверка правильности и полноты его оформления. • Создание внутренних документов, положений для целей компании. • Подготовка договора, отчета и других документов для внутренних целей компании. • Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру). • Работа в CRM. • Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование). • Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе). • Обеспечение жизнедеятельность офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, полив цветов). • Выполнение поручений руководителя. • Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства. • Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и 2 информации руководству (письменно или устно). • Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов), регулярное ее обновление. • Travel-поддержка: заказ такси, авиа и ж/д билеты, бронирование гостиниц. • Готовность к работе в режиме 7/24/365. • Контроль выполнения работ, KPI, поручений и т.п. • Активное участие в процессах бизнес-упаковки: разработка рекламных материалов для продвижения бизнеса, подготовка пиар-кампаний, акций, конференций, выступлений по ТВ и радио-каналам, подготовка участия в тематических передачах и печатных изданиях. Собственные навыки и привлечение специалистов в съемке рекламных роликов. • Работа с экспатами. • Управление компанией в отсутствии руководителя. • Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (бронирование гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.). • Работа с первыми лицами компании. • Оформление всех необходимых документов для экспатов в России. • Взаимодействие с домашним персоналом. Обеспечение жизнедеятельности компании (оплата аккаунтов, связи, интернет-услуг, рекламных кампаний, аренды, услуг внешних обслуживающих компаний; заказ канцелярских товаров, закупка