Обязанности:
Основные обязанности: Ведение календаря руководителя, напоминание о встречах, переносы Административная поддержка руководителя (документы, счета, архив, корреспонденция); Организация офлайн/онлайн встреч/звонков Протоколирование, расстановка и контроль дедлайнов по задачам руководителя и делегирование задач по итогам встречи Контроль работы команды, подрядчиков, напоминание о сроках Представительство руководителя/компании на встречах Контроль работы подрядных организаций по сопровождению ремонтных работ в офисе (г. Москва), в последующем обеспечение жизнедеятельности и функционирования офиса в МСК Поиск информации (по подрядчикам, конкурентам, новым нишам и пр.) Подготовка выступлений руководителя(презентация, тезисы), поиск площадок, проверка контрагентов, Сопровождение руководителя в командировках (по необходимости), на встречах, деловых мероприятиях, в том числе в г. Волгоград (головной офис компании) Организация встреч, выступлений, помощь в подготовке, информационное сопровождение Тревел-поддержка (бронирование отелей, автомобиль, билетов и др) Составление маршрутов в путешествиях Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр. Работа с личными документами (билеты, возвраты, оформление и пр.) Поиск и заказ/покупка необходимых товаров, подарков и др. Поиск лучших локаций, подготовка фото и видео съемки Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед. клиники); Организация семейных праздников, поездок Мы ожидаем: Опыт работы с Битрикс24: планирование, управление правами доступа к календарю, настройка правил для сортировки почты, 1С Знание формул, создание сводных таблиц и диаграмм для отчетов Создание красивых и структурированных презентаций «под ключ» (инфографика, работа с графикой) и/или постановка ТЗ в отдел дизайна Знание сроков хранения документов и умение организовать удобную систему хранения (бумажного и электронного архива), чтобы любой документ можно было найти за пару минут Уверенное пользование принтером, сканером (в том числе скоростное сканирование), факсом, брошюратором, ламинатором и умение оперативно устранять мелкие неполадки (заправить картридж, заменить бумагу) Знание английского (или иного) языка на уровне Upper-Intermediate / Advanced (как преимущество) Понимание, что такое авансовый отчет, счет, счет-фактура, акт выполненных работ. Умение проверить правильность оформления финансовых документов Абсолютная надежность и конфиденциальность: Умение хранить тайны (коммерческие и личные). Проактивность и предвидение: Способность мыслить на шаг вперед Мультизадачность и стрессоустойчивость: Способность одновременно отвечать на звонки, отвечать в мессенджере, сортировать почту и держать в голове список поручений, не теряя качества работы Внимательность к деталям: от бизнес-задач до личного взаимодействия Коммуникабельность и дипломатичность: Умение найти общий язык с кем угодно: от водителя и курьера до топ-менеджера и важного иностранного гостя. Умение вежливо, но твердо сказать «нет» и оградить руководителя от ненужных визитеров. Гибкость и адаптивность: способность перестраиваться, не впадая в ступор от внезапных изменений. Самоорганизация и тайм-менеджмент: способность организации оптимального рабочего процесса руководителя Эмпатия и дипломатичность: Умение чувствовать настроение руководителя Доброжелательность: Ассистент — это лицо компании Грамотная устная и письменная речь Эстетический вкус: соблюдение tone of voice компании Мы предлагаем: Оформление согласно ТК РФ с первого дня Конкурентоспособную заработную плату 13-я зарплата Индексация зарплаты 2 раза в год, надбавки за стаж Возможности для карьерного роста и профессионального развития Полис ДМС (включая стоматологию) после испытательного срока Частичная компенсация ипотеки после 2-х лет работы в компании Компенсация расходов на обед и фитнес Дружный коллектив и поддерживающая атмосфера Современный офис с комфортной рабочей атмосферой Корпоративные скидки на наши стильные вещиПохожие вакансии
Бизнес-ассистент руководителя (Москва)
От 150 000 руб.
Москва. Станции метро: Кунцевская
Качалова Инга Андреевна
От 100 000 до 150 000 руб.
Москва. Станции метро: Кунцевская
Глушкова Ксения Евгеньевна
Ассистент руководителя/бизнес ассистент
От 110 000 до 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Кунцевская
PR Inc.
Ассистент руководителя / бизнес-ассистент
От 80 000 до 90 000 руб.
Москва. Станции метро: Кунцевская
WOW GROUP
Бизнес-ассистент / ассистент руководителя
От 50 000 до 50 000 руб.
Москва. Станции метро: Кунцевская
HR Prime