Обязанности:
Студия Polden — это место, где любят рассказывать истории. Не просто словами, а через свет, звук, образы, интерактив и дизайн. Мы верим, что любое пространство может стать особенным — если подойти с душой, опытом и капелькой волшебства. Уже много лет мы работаем в самых разных уголках мира, создавая музеи, выставки, шоурумы, арт-объекты и экспозиции, которые хочется не просто увидеть, а прожить. Мы разрабатываем мультимедийные инсталляции, фильмы, анимацию и интерактивные решения — всё для того, чтобы люди чувствовали, удивлялись и вспоминали. Задачи: Ведение документооборота: сбор данных, обработка, систематизация и хранение документов; подготовка документов (договора, акты итп); контроль сроков согласования и подписания. Регистрация входящей и исходящей документации: ведение журналов и реестров, распределение документов между ответственными сотрудниками, отслеживание статусов. Обеспечение жизнедеятельности офиса (на время отсутствия второго офис-менеджера): заказ канцелярии, воды, хозтоваров и других необходимых ресурсов; взаимодействие с поставщиками; контроль наличия и качества. Работа с посетителями офиса: встреча гостей, оформление пропусков, помощь в навигации; организация чая/кофе. Телефонные и личные коммуникации: приём и распределение звонков, обработка запросов, взаимодействие с сотрудниками и внешними партнерами (заказчики, подрядчики). Взаимодействие с курьерскими и доставочными службами: оформление и контроль отправлений, логистика документов и мелких грузов. Организация командировок: покупка билетов, бронирование жилья, оформление пропусков, взаимодействие с принимающей стороной. Контроль расходов на офисные и административные нужды: ведение учёта, оптимизация затрат, подготовка отчётности, согласование счетов с бухгалтерией. Автоматизация процессов: участие во внедрении и настройке внутренних систем, оптимизация рутинных операций, создание шаблонов и регламентов. Выполнение поручений: поддержка и выполнение задач не только непосредственного руководителя, но также директора производства, руководителей проектов и продюсеров отдела Медиа. Организация офисного пространства (на время отсутствия второго офис-менеджера): поддержание порядка, координация мелкого ремонта, взаимодействие с арендодателем и сервисными подрядчиками. Мы ищем того, кто обладает: Опытом от 3-х лет на аналогичной позиции; Знаниями основ делопроизводства; Знанием и умением работать с программами Microsoft Office, владение оргтехникой; Ответственностью для выполнения поставленных целей в режиме многозадачности; Умением грамотно распределять время и расставлять приоритеты; Развитыми коммуникативными навыками; С высоким уровнем речевой и письменной грамотности; Того, кто любит людей и любит заботиться о людях. Условия: Место работы: м. Бауманская. График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00. Классная поддерживающая команда. Оплата английского.Похожие вакансии
Координатор по документообороту
До 71 500 руб.
Москва. Станции метро: Бауманская
Самокат (ООО Умный ритейл)
Специалист по документообороту/ ассистент/ координатор
От 70 000 до 70 000 руб.
Москва. Станции метро: Бауманская
Дюнамис
Координатор отдела маркетинга (Специалист по документообороту)
Договорная
Москва. Станции метро: Бауманская
ГК Черноголовка
Специалист по документообороту
От 69 000 до 69 000 руб.
Москва. Станции метро: Бауманская
ФИЛИАЛ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "Ю-АР-СИ УЛУСЛАРАРАСЫ ЙАПЫ ТААХХЮТ ВЕ ТИДЖАРЕТ АНОНИМ ШИРКЕТИ"
Специалист по документообороту
От 40 000 до 40 000 руб.
Москва. Станции метро: Бауманская
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ГПМ ПАРТНЕР"