Помощник Генерального директора/начальник отдела управления делами

Обязанности: · Управление графиком генерального директора: планирование встреч, расстановка приоритетов, оперативная корректировка планов с учетом меняющейся повестки. · Обеспечение коммуникаций высшего руководства с исполнительным аппаратом, филиалами и структурными подразделениями компании. · Взаимодействие с органами местного самоуправления, комитетами, государственными структурами и ведомствами – на уровне, требующем дипломатичности и знания протокола. · Контроль исполнения поручений руководителя: постановка задач, мониторинг сроков, сбор статусов, подготовка структурированной отчетности. · Организация эффективной работы приемной как центра коммуникаций – между генеральным директором и всеми уровнями организации. · Поддержание порядка и функциональности рабочего пространства приемной и кабинета руководителя (организационно-техническая часть, включая работу профильных специалистов). · Координация и контроль работы специалистов приемной – распределение задач, обеспечение слаженности. · Организационно-техническое сопровождение всей административно-распорядительной деятельности генерального директора. · Участие в перспективном и оперативном планировании мероприятий с участием руководителя. · Планирование и координация совещаний и рабочих встреч: подготовка материалов, повесток, презентаций, раздаточных документов. · Travel-поддержка: полная организация командировок (билеты, бронирование проживания, маршруты, сопроводительные документы) – готовность к поездкам 1-2 раза в месяц. · Организация делопроизводства в масштабе филиала (МЭС Юга): формирование единых требований к документационному обеспечению управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, ГОСТами и нормативными актами, ведение архива. · Участие в планировании, формировании и корректировке программы закупок (в рамках компетенции приемной). Требования: · Высшее образование (управление, экономика, юриспруденция, документоведение или сопоставимые направления). · Безупречное знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь. · Развитые навыки деловой переписки и подготовки официальных документов (письма, справки, протоколы, поручения). · Умение контролировать исполнение задач руководителя с отслеживанием сроков и статусов. · Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭДО) и офисным пакетом. · Способность эффективно работать в режиме многозадачности и с большими объемами информации. · Навык построения коммуникаций с людьми разных уровней и сфер (от рядовых сотрудников до представителей госорганов и протокольных служб). · Опыт работы на аналогичной должности (помощник/администратор руководителя, руководитель приемной) не менее 3 лет. · Готовность к ненормированному графику работы и командировкам 1-2 раза в месяц. · Стрессоустойчивость Условия: · Работа в крупной производственной компании с масштабными задачами и высокой степенью ответственности. · Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ. · Современный оборудованный офис. · Полный социальный пакет, включая добровольное медицинское страхование (ДМС). · Конкурентная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании). · Возможна компенсация за аренду жилья до 3-х лет для иногородних. Почему это интересно: Вы будете не просто ассистентом, а одним из ключевых организаторов работы топ-менеджмента, участвуя в управлении крупным производственным филиалом, взаимодействуя с госструктурами и влияя на эффективность всей приемной. Реальная возможность профессионального роста в области управления и административной деятельности.