Обязанности:
Специалист по документообороту (ассистент агентства) Чем предстоит заниматься:1. Документооборот (ключевая задача):- Подготовка и проверка первичной документации: подготовка договоров, выставление счетов, актов, УПД, актов сверки, ведение реестра документов.- Взаимодействие с клиентами по вопросам оплаты: напоминания о сроках оплаты, уточнения в случае задержек (в рамках делового этикета по почте, в рабочих чатах или по телефону), сверка взаиморасчетов, ведение календаря оплат и дебиторской задолженности.- Составление коммерческих предложений, смет и официальных писем для клиентов по готовым шаблонам.- Контроль подписания документов (договора, закрывающие документы) с клиентами и партнерами - через СБИС и почту.- Формирование комплектов документов для закрытия сделок.- Поддержание актуальности и порядка в папках с документами (в облаке / на диске). 2. Кадровые документы и договоры с сотрудниками- Ведение реестра договоров с сотрудниками.- Подготовка необходимых кадровых документов (договора, заявления, уведомления, дополнительные соглашения) по шаблонам.- Взаимодействие с сотрудниками по сбору подписанных кадровых документов.- Поддержание актуальности и порядка в кадровых папках (в облаке / на диске). 3. Помощь с продажами и проектами:- Внесение в CRM (Битрикс24) всей информации по сделкам, полученной от руководителя.- Актуализация карточек CRM: сделки, контакты, компании.- Постановка задач сотрудникам по проектам и контроль сроков выполнения.- Помощь в подготовке и сборке клиентских отчетов по проектам - по готовым инструкциям.- Тестирование проектов по готовым чек-листам/инструкциям.- Поддержание порядка в, рабочих почтах, облачных хранилищах (клиентские и агентские папки).- Ведение отчета руководителя. Требования: - Наличие ноутбука / ПК и смартфона.- Стабильный интернет.- Готовность быть на связи в согласованные рабочие часы. Навыки и знания:- Опыт работы с документами: договоры с клиентами и сотрудниками, акты, счета, первичная документация.- Понимание кадрового документооборота: как выглядит договор с сотрудником, допсоглашение, заявление (базового уровня достаточно).- Контроль оплат и коммуникация с клиентами по финансам (тактичность, настойчивость).- Высокая письменная грамотность.- Уверенный пользователь ПК (Google Документы, Таблицы, облачные хранилища).- Приветствуется опыт работы с Битрикс24.- Навыки деловой переписки в мессенджерах. Личные качества (важно для нас):- Ответственность и внимательность к деталям- Системное мышление + структурность (любите порядок и алгоритмы).- Способность работать по регламентам, соблюдение установленных процессов- Умение согласовывать решения с руководством- Самостоятельность + инициативность (видите бардак в папке — можете предложить структуру).- Многозадачность и энтузиазм, готовность развиваться в агентском бизнесе. Условия: - Неполная или частичная занятость (отлично для мам в декрете).- Удаленный формат работы.- Зарплата: 20 000 – 30 000 руб./мес. (зависит от объема переданных задач и вашей зоны ответственности) - с возможностью пересмотра в случае дополнительной ответственности с вашей стороны.- Гибкое начало рабочего дня.- Испытательный срок — 1 месяц. Этапы отбора:1. Отклик с кратким сопроводительным письмом («Почему нам нужно взять именно вас?» или «Ваш опыт работы с документами»).2. Собеседование (созвон 15-20 минут).3. Выход на работу. Как откликнуться:Напишите в ответ на вакансию (кнопка «Откликнуться») и пришлите ваше резюме или пару предложений о своем опыте.Похожие вакансии
Специалист по документообороту
От 53 500 до 56 000 руб.
Владимир
Сеть магазинов цифровой и бытовой техники DNS
Специалист по документообороту
От 52 500 до 52 500 руб.
Владимир
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ВЛАДИМИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ ЗАВОД"
Специалист отдела по документообороту (коммунальные услуги)
От 120 000 до 120 000 руб.
Владимир
Красное & Белое, розничная сеть
Юрист по внутреннему документообороту
От 39 730 до 39 730 руб.
Владимир
РЕГИОНАЛЬНЫЙ ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД ПРАВОВОЙ ЗАЩИТЫ И ПОДДЕРЖКИ ИНВАЛИДОВ "БЕЗ БАРЬЕРОВ"