Офис-менеджер/ассистент

Обязанности: 1. Ведение делопроизводства и внутреннего документооборота: организация документооборота; регистрация, учёт и контроль исполнения документов; формирование дел, подготовка документов к архивному хранению; разработка и актуализация номенклатуры дел; оформление приказов, распоряжений, писем, служебных записок и иных документов; ведение учёта и хранения печатей, штампов, бланков. 2. Приём и отправка корреспонденции: приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (Почта России, электронная почта, курьерские службы); подготовка и отправка исходящей корреспонденции, ведение журнала отправки; распределение входящих документов по адресатам, контроль сроков исполнения; работа с электронной почтой: приём, сортировка, ответы по поручению руководителя. 3. Кадровое делопроизводство: оформление приёма сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом РФ; ведение трудовых книжек, личных дел, личных карточек (Т-2); подготовка приказов по личному составу, ведение журнала учёта приказов; ведение табеля учёта рабочего времени (при необходимости); подготовка и сдача отчётности в ПФР, ФСС, ФНС (в части кадров) в пределах компетенции; консультирование сотрудников по кадровым вопросам. 4. Ведение воинского учёта: постановка на воинский учёт и снятие с учёта сотрудников; ведение учётных документов по воинскому учёту; взаимодействие с военными комиссариатами, органами местного самоуправления; подготовка и сдача отчётности по воинскому учёту; хранение и учёт бланков строгой отчётности по воинскому учёту. 5. Приобретение авиа- и жд-билетов для сотрудников: поиск и бронирование авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников; оформление командировочных документов, взаимодействие с агентствами; контроль сроков вылета/выезда и своевременное информирование сотрудников; отчётность по приобретённым билетам. 6. Организация жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, питьевой воды; взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, ремонт, обслуживание техники); 7. Встреча гостей и поддержка сотрудников по административным вопросам: встреча и приветствие гостей, организация приёма (чай, кофе); координация визитов, уведомление сотрудников; помощь сотрудникам по административным вопросам (справки, копии, оформление пропусков); выполнение личных поручений руководителя, связанных с организацией работы офиса. 8. Дополнительные обязанности: участие в подготовке и проведении совещаний, оформление протоколов; выполнение отдельных поручений руководителя; соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности; сохранение конфиденциальности служебной информации. Требования: Опыт работы офис-менеджером или в административной сфере от 1 года Знание основ делопроизводства и кадрового учёта Уверенное владение ПК (Word, Excel, электронная почта) Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации Грамотная устная и письменная речь Готовность учиться новому и развиваться вместе с компанией Условия и преимущества: Официальное трудоустройство по ТК РФ График работы 5/2, с 8:30 до 17:30, в пятницу с 8:30 до 17:00. Современный офис и дружный коллектив профессионалов Возможности для профессионального роста Стабильная заработная плата