Обязанности:
Хотите стать частью команды, которая меняет жизни людей? Оптовая Медицинская компания — надежный партнер медицинских учреждений уже более 8 лет. Мы предлагаем широкий ассортимент медицинского оборудования, медицинских расходных материалов и лекарственных препаратов. Сотрудничаем с лидерами отрасли: БиоВитрум, Биолайн, Альба Медикал, Биомедикал Системс, Шаклин, Волоть и многими другими. Мы в поиске офис менеджера, который не только обеспечит точный учет и контроль, но и станет ключевым участником в развитии финансовой стратегии компании. Условия: Оформление по ТК РФ. Стабильная работа в крупной компании: Офис на Рудольфа Нуреева 21, график 5/2 с 9:00 до 18:00. Рассматриваем кандидатов только на полную занятость в офис, без совмещения. Достойная заработная плата: оклад 50000 руб. плюс бонусы при выполнении ключевых показателей (15000-20000); Молодой дружный коллектив: У нас команда профессионалов, объединенных общей целью. Адекватное, умеющее слушать и слышать руководство, которое всегда открыто к диалогу. Задачи: 1. Ресепшен и входная группа 1. Встреча и координация посетителей: - встречать клиентов, партнёров, кандидатов; - уточнять цель визита, регистрировать в журнале/CRM/таблице; - уведомлять нужного сотрудника (телефон, мессенджер); 2. Телефония: - принимать входящие звонки на общий номер компании; - переключать звонки на нужных сотрудников; - давать базовую информацию (адрес, график работы, реквизиты, сайт, какие услуги/товары); - фиксировать пропущенные/важные звонки и передавать информацию ответственным. 3. Почта и курьеры: - приём корреспонденции (письма, посылки, накладные, счета); - проверка целостности и адресата, регистрация входящей/исходящей почты; - передача документов внутри офиса по назначению; - организация отправки писем и посылок (Почта РФ, СДЭК, курьерские службы). 2. Организация офиса и обеспечение сотрудников 1. Канцтовары и расходные материалы: - учёт остатков (бумага, ручки, папки, файлы, степлеры, блокноты и пр.); - сбор заявок от отделов на закупку; - заказ и приём расходников, контроль качества и количества; - выдача материалов сотрудникам, минимальный контроль расхода. 2. Хозяйственная часть: - контроль чистоты на входе и в общих зонах (ресепшен, переговорная, кухня); - взаимодействие с клининговой службой / уборщицами (график, качество); - контроль наличия бытовой химии, салфеток, воды, чая/кофе, одноразовой посуды и пр.; - решение мелких бытовых вопросов (лампочки, розетки, жалобы по кондиционеру и т.д. — передавать арендодателю или техспециалисту). 3. Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг: - передача показаний счётчиков (если требуется); - получение/передача информации по ремонтам, отключениям, регламентным работам; - приём техников (интернет, телефония, охрана, кондиционирование) и координация их работы. 3. Документооборот и поддержка офисных процессов 1. Документы: - базовая регистрация входящих/исходящих документов; - передача документов бухгалтерии, юристу, руководству; - ведение простых реестров: договоров, актов, доверенностей (по договорённости). 2. Поддержка руководства и отделов: - печать, сканирование, копирование документов по запросу; - подготовка простых комплектов документов (договор + приложение + акт); - оформление доверенностей по шаблону (если поручают); - помощь при подготовке презентаций/материалов для встреч (распечатать, собрать в папки). 3. Ведение баз/таблиц: - журналы посещений; - учёт выданных ключей; - учёт заказов воды, канцтоваров, хозтоваров (кто заказал, сколько, когда). 4. Переговорная комната и встречи 1. Управление переговорной: - ведение графика бронирования (таблица/календарь/CRM); - подготовка к встречам: вода/чай/кофе, стаканы, чистый стол, маркеры, блокноты; - контроль наличия работающей техники (проектор, экран, HDMI‑кабели) — при проблемах сообщать ответственному. 2. Приём гостей и мини‑мероприятий: - подготовка помещения к важным встречам и презентациям; - заказ кофе‑брейков, пиццы/фуршета при внутренних мероприятиях (по поручению). 5. Поддержка HR и руководителя (по договорённости). 1. HR‑поддержка: - встреча кандидатов на собеседования, помощь с анкетами; - выдача и сбор подписей на базовых документах (заявление, анкета, согласия) — если HR поручит; - размещение объявлений на доске/внутренних чатах. 2. Поддержка руководителя: - напоминание о визитах и встречах, встреча гостей руководителя; - вызов такси/курьера, заказ билетов/отеля (если не делает ассистент). 3. Экстренные ситуации: - знание базовых инструкций (куда звонить при ЧП, пожаре, затоплении); - информирование ответственных лиц и сотрудников при нештатных ситуациях. Требования: Высшее образование; Опыт работы офис менеджером от 2 лет; Грамотная устраняя и письменная речь, неконфликтность, стрессоустойсивость; Высокий уровень ответственности, пунктуальность; Владение 1С, Битрикс 24, MS Office.; Коммуникабельность и умение работать в команде.Похожие вакансии