В отель-ресторан «Пушкин» требуется помощник генерального директора. Ищем организованного, ответственного и самостоятельного сотрудника, который сможет взять на себя организационные, документальные задачи, а также обеспечивать оперативное выполнение поручений. Обязанности 1. Документооборот ведение документооборота организации; регистрация входящих и исходящих документов; регистрация приказов, распоряжений, служебных записок и иной внутренней документации; подготовка проектов приказов, писем, запросов, уведомлений и других документов; контроль подписания и движения документов; систематизация и хранение документов; ведение электронных и бумажных реестров; подготовка документов на подпись генеральному директору; контроль сроков предоставления и исполнения документов. 2. Работа с генеральным директором планирование рабочего дня руководителя; ведение календаря встреч, совещаний и переговоров; напоминание о запланированных мероприятиях и задачах; организация и координация встреч; встреча посетителей руководителя; выполнение рабочих и личных поручений; контроль исполнения поручений, переданных другим сотрудникам; сбор необходимой информации по поручению руководителя; оперативное информирование генерального директора о статусе поставленных задач. 3. Совещания и переговоры организация совещаний и рабочих встреч; подготовка необходимых материалов; ведение протоколов совещаний; фиксация принятых решений, ответственных сотрудников и сроков; контроль выполнения решений по итогам совещаний; организация переговоров с партнёрами, подрядчиками и представителями других организаций. 4. Деловая переписка ведение деловой переписки; подготовка официальных писем и ответов; работа с электронной почтой; сортировка входящей корреспонденции по степени важности; телефонные переговоры; взаимодействие с сотрудниками, контрагентами и другими организациями. 5. Отчётность и аналитика подготовка отчётов; сбор информации от структурных подразделений; подготовка аналитических, справочных и информационных материалов; работа с таблицами и внутренней отчётностью; формирование сводной информации; контроль сроков предоставления отчётов; оперативный поиск необходимой информации в интернете и других открытых источниках. 6. Договорная работа ведение реестра договоров; контроль сроков действия договоров; контроль наличия оригиналов договоров и дополнительных соглашений; сбор документов и реквизитов контрагентов; организация подписания документов; взаимодействие с бухгалтерией и другими подразделениями по вопросам договорной работы. 7. Работа с персоналом поиск кандидатов на открытые вакансии; размещение вакансий; первичный анализ резюме; проведение первичных телефонных интервью; организация собеседований; ведение базы кандидатов; координация выхода новых сотрудников; помощь в сборе документов для трудоустройства. 8. Командировки и мероприятия организация деловых поездок и командировок; заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц; организация трансферов; подготовка маршрутов; подготовка документов для командировок; организация участия в выставках, конференциях, форумах и других мероприятиях. 9. Взаимодействие с государственными структурами подготовка и сбор документов; подготовка официальных запросов и писем; контроль сроков предоставления документов; получение и передача документов; Требования опыт работы помощником руководителя, ассистентом, секретарём, офис-менеджером или на аналогичной позиции будет преимуществом; уверенное владение ПК; уверенное владение Microsoft Word; знание Microsoft Excel: таблицы, фильтры, сортировка, базовые формулы; грамотная устная и письменная речь; навыки деловой переписки; навыки телефонных переговоров; понимание основ делопроизводства и документооборота; умение работать с договорами и реестрами; умение быстро находить, анализировать и систематизировать информацию; способность работать с большим объёмом информации; умение одновременно вести несколько задач; способность самостоятельно определять приоритетность работы; готовность соблюдать конфиденциальность служебной и коммерческой информации. Личные качества ответственность; исполнительность; внимательность; точность; пунктуальность; дисциплинированность; организованность; стрессоустойчивость; коммуникабельность; обучаемость; тактичность; самостоятельность; инициативность; умение соблюдать деловую субординацию; умение работать в режиме многозадачности; способность доводить каждое поручение до конечного результата. Что мы особенно ценимНам нужен сотрудник, который не просто получает поручение, а самостоятельно контролирует его выполнение. Важно: фиксировать задачи и договорённости; соблюдать установленные сроки; контролировать поручения до полного исполнения; своевременно напоминать руководителю и сотрудникам о задачах; оперативно сообщать о задержках и проблемах; не допускать потери документов и информации; самостоятельно организовывать свой рабочий день; соблюдать конфиденциальность; качественно выполнять задачи без необходимости постоянного контроля. Условия работа в отеле-ресторане «Пушкин»; непосредственное подчинение генеральному директору; полная занятость; график работы 5/2; ненормированный рабочий день; официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ; полностью официальная, «белая» заработная плата; заработная плата от 50 000 ₽; окончательный уровень заработной платы определяется по итогам собеседования с учётом опыта и профессиональных навыков кандидата.
Похожие вакансии