Секретарь руководителя

Обязанности: - принимать поступающую на рассмотрение руководителя учреждения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; - вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; - принимать документы и личные заявления на подпись руководителю учреждения; - осуществлять подготовку документов и материалов, необходимых для работы руководителя учреждения; - следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование; - осуществлять организацию телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы; - по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем; - выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний; - осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль; - вести контрольно-регистрационную картотеку; - обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; - печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводить текущую информацию в банк данных; - осуществлять организацию приема посетителей; - копировать документы на персональном ксероксе.