Обязанности:
Ищем опытного бизнес-ассистента, который поможет собственнику и управляющей клиники систематизировать задачи, координировать проекты и доводить управленческие решения до результата. Обязателен опыт работы бизнес-ассистентом собственника, руководителя или CEO от 1 года: с самостоятельным контролем поручений, взаимодействием с командой и ведением небольших проектов. Нам нужен человек, который умеет одновременно вести десятки задач, собирать информацию от разных участников и обеспечивать выполнение договорённостей без постоянного контроля руководителя. Главный результат вашей работы: задачи зафиксированы, ответственные и сроки определены, информация собрана, риски своевременно замечены, договорённости выполнены. Чем предстоит заниматься Бизнес-задачи — около 80% рабочего времени Организация работы руководителя Вести календарь, согласовывать встречи и учитывать приоритеты. Готовить материалы, документы и информацию для принятия решений. Систематизировать входящие вопросы: самостоятельно решать организационные вопросы в пределах полномочий, остальные готовить к рассмотрению руководителем. Сопровождать отдельные бизнес-проекты собственника. Контроль задач и договорённостей Фиксировать поручения собственника и управляющей в единой системе: задача, ответственный, срок, ожидаемый результат. Запрашивать статусы у сотрудников и подрядчиков, отслеживать сроки и фактическое выполнение. Выявлять препятствия, уточнять причины задержек и предлагать варианты действий. Своевременно выносить на руководителя вопросы, требующие его решения. Координация небольших проектов Разбивать проект на этапы, согласовывать участников, сроки и последовательность действий. Координировать сотрудников и подрядчиков, контролировать движение проекта. Организационно сопровождать подключение подрядчиков, внедрение сервисов, подготовку мероприятий и внутренние проекты клиники. Встречи и управленческая информация До совещаний собирать цифры и отчёты, проверять статус предыдущих задач, готовить повестку. Фиксировать решения, ответственных и сроки, переносить договорённости в систему задач. Контролировать выполнение решений после встреч. Превращать информацию из переписок, голосовых сообщений, документов, таблиц и CRM в понятные сводки, протоколы и планы действий. Вы подчиняетесь собственнику и работаете в связке с управляющей. Приоритеты и полномочия согласуются. Ассистент координирует исполнение поручений, сохраняя ответственность функциональных руководителей за их участки работы. Личные поручения — около 20% рабочего времени Организация поездок, бронирование билетов и гостиниц. Поиск товаров, услуг и исполнителей, сравнение предложений. Решение отдельных бытовых и организационных вопросов руководителя. Что для нас обязательно Опыт От 1 года работы бизнес-ассистентом собственника, руководителя или CEO. Опыт одновременного ведения большого количества задач и самостоятельной координации небольших проектов. Опыт взаимодействия с руководителями, сотрудниками и подрядчиками. Управление задачами Вы умеете уточнить ожидаемый результат, определить шаги, согласовать ответственных и сроки, проконтролировать исполнение. Понимаете разницу между отправленным напоминанием и фактически выполненной задачей. Excel и Google Таблицы Уверенно используете формулы, фильтры, сортировки, структурируете данные и готовите сводки. Можете самостоятельно собрать рабочую таблицу и сделать базовый анализ информации. CRM и системы управления задачами Работали хотя бы с одной CRM — amoCRM, Битрикс24 или аналогичной. Понимаете логику сделок, этапов воронки, ответственных, задач и истории взаимодействия. Имеете опыт ведения задач в таск-менеджере или аналогичной системе. AI-инструменты Используете ChatGPT или Claude в рабочих задачах: для структурирования информации, анализа документов, подготовки протоколов, инструкций и таблиц. Умеете проверять полученный результат. Самостоятельность и коммуникация Разбираетесь в ситуации, собираете информацию и предлагаете варианты решения. Корректно и настойчиво запрашиваете результат у сотрудников и подрядчиков. Заранее сообщаете о рисках и препятствиях. Внимательны к деталям, грамотно пишете и соблюдаете конфиденциальность. Опыт в косметологии, частной медицине или сфере услуг будет преимуществом. Для этой позиции недостаточно опыта только в ведении календаря, организации поездок и личных поручениях. Нам нужен подтверждённый опыт координации бизнес-задач и контроля исполнения. Что предлагаем Работу напрямую с собственником развивающейся косметологической клиники Cosmo Medici. Участие в проектах развития бизнеса. Гибридный формат в Ставрополе: преимущественно дистанционная работа, после входа в должность — посещение клиники 2–3 раза в неделю. Полную занятость: график 5/2, 8-часовой рабочий день, возможна гибкость по согласованию. Оформление по трудовому договору. Окончательные условия оплаты обсуждаются по результатам собеседования. Доступ к обучению и современным инструментам работы. Возможность профессионального роста до операционного менеджера или руководителя проектов по результатам работы.Похожие вакансии