Руководитель диспетчерской службы

СК Техноресурс - транспортная компания, специализирующаяся на предоставлении строительной техники в аренду. В парке — 85 единиц техники, которая работает на объектах по всей России. Мы растём и усиливаем управленческое звено для повышения качества документооборота и координации работы на объектах. Мы ищем Руководителя диспетчерской службы, который объединит диспетчера, помощника диспетчера, менеджера по логистике, специалиста по ГЛОНАСС и специалиста по контролю топлива в единую команду и решит ключевую задачу — своевременный сбор, корректность и полноту документов с объектов в соответствии с требованиями заказчиков. Сейчас документы с объектов (путевые листы, рапорта) собираются с задержками и ошибками, диспетчер перегружен, помощник вынужден исправлять чужие ошибки, а требования заказчиков по пакету документов не всегда выполняются. Нужен управленец, который построит систему и станет единой точкой ответственности за документооборот и контроль техники. Подчинение: Руководителю службы эксплуатации. Обязанности: 1. Управление и координация Объединить и координировать работу команды: диспетчер, помощник диспетчера, менеджер по логистике, специалист по ГЛОНАСС, специалист по контролю топлива. Распределять задачи, контролировать исполнение, проводить планёрки. Выстраивать взаимодействие с механиками на объектах (через руководителя службы эксплуатации). Быть единой точкой входа по вопросам документооборота и контроля техники для всех подразделений. 2. Работа с заказчиками по документообороту Выяснять требования заказчиков к пакету документов: Какие документы нужны (путевые, рапорта, ТН, УПД, реестры). В каком формате (бумага, скан, ЭДО). Какие дополнительные реестры предоставлять. Нужны ли данные ГЛОНАСС. В какие сроки предоставлять. Анализировать договоры — если требования прописаны в договоре, брать информацию оттуда. Фиксировать требования по каждому заказчику в едином реестре. Доводить требования до команды и контролировать их выполнение. Взаимодействовать с заказчиками при возникновении спорных вопросов по документам. 3. Документооборот и образцы заполнения Разрабатывать образцы заполнения рапортов, путевых листов и ТН под каждого заказчика и предоставлять их механикам. Разработать и внедрить стандарт корректного заполнения путевых листов и рапортов. Разработать чек-лист проверки документов для механиков на объектах. Внедрить сроки сбора и передачи документов в офис с учётом требований заказчиков. Организовать обратную связь: офис ↔ механики ↔ водители. 4. Контроль сроков и полноты первичной документации Контролировать сроки сбора всей первичной документации по каждому объекту и заказчику. Учитывать периодичность сбора: подекадно, раз в две недели или раз в месяц — в зависимости от требований заказчика по выставлению УПД. Обеспечивать механиков реестрами для проверки количества рапортов (реестр готовит и высылает диспетчер). Вести учёт: что собрано, что в процессе, что просрочено. Ежедневно контролировать сбор документов с объектов. Вести учёт нарушителей сроков и качества. Эскалировать системные проблемы руководителю службы эксплуатации. Формировать отчётность руководству подекадно по состоянию документооборота. 5. Контроль техтабеля и статусов техники: Контролировать ежедневное заполнение техтабеля по каждой единице техники. Проверять корректность статусов: на линии, в ремонте, простой по вине водителя / по вине заказчика и т.д. Сверять данные техтабеля с ГЛОНАСС по итогам месяца. Эскалировать расхождения руководителю службы эксплуатации. 6. Контроль топлива Контролировать работу специалиста по контролю топлива: Своевременное отслеживание потребности топлива на объектах. Своевременный заказ топлива (чтобы техника не «обсохла»). Ведение учёта топливных карт. Формирование отчёта для руководства. Ведение документооборота и взаиморасчётов с поставщиками топлива. Анализ расхода топлива и отклонений — за руководителем службы эксплуатации. Эскалировать руководителю службы эксплуатации проблемные ситуации по топливу. 7. Оптимизация Унифицировать каналы сбора документов (бумага, фото, электронно). Оптимизировать работу помощника диспетчера (снизить объём исправлений). Внедрить KPI для сотрудников отдела (диспетчер, помощник, менеджер по логистике, специалист по ГЛОНАСС, специалист по контролю топлива). Внедрять KPI для механиков по своевременности и качеству. Формировать единый реестр требований заказчиков. Команда в подчинении: Диспетчер - сбор рапортов и путевых листов, табель, сверка с ГЛОНАСС, коммуникация с механиками, водителями, заказчиками. Готовит и высылает механикам реестры для проверки количества рапортов; Помощник диспетчера - проверка корректности документов, исправление, подготовка для заказчиков; Менеджер по логистике - заявки на технику, документооборот по перебазировкам техники (ЭТрН, ТН, УПД); Специалист по ГЛОНАСС - заполнение техтабеля (статусы: на линии, в ремонте, простой), работа с Виалон, установка и тарирование датчиков. Сверка техтабеля с ГЛОНАСС по итогам месяца: Специалист по контролю топлива - отслеживание потребности топлива на объектах, заказ топлива, учёт топливных карт, отчёт для руководства, документооборот и взаиморасчёты с поставщиками. Как сейчас устроен сбор документов (для понимания кандидатом) Бригадиры собирают рапорта с водителей на объектах. Механик проверяет количество рапортов по реестру (реестр готовит и высылает диспетчер), проверяет заполнение по образцу, подписывает у заказчика и передаёт в офис. Задача руководителя диспетчерской службы — разрабатывать образцы заполнения под каждого заказчика и предоставлять их механикам, а также обеспечивать механиков реестрами. Требования обязательные: Опыт руководства командой от 3 человек (диспетчеры, логисты, операционный персонал). Опыт в транспортной, логистической или строительной компании. Понимание документооборота: путевые листы, рапорта, ТН, УПД, реестры. Опыт работы с требованиями заказчиков по документообороту. Опыт анализа договоров на предмет требований к документам. Опыт разработки образцов заполнения документов под требования заказчиков. Понимание периодичности сбора документов (подекадно, раз в 2 недели, раз в месяц). Опыт построения регламентов и сроков выполнения работ с нуля. Навыки работы с 1С (УАТ, Бухгалтерия) или аналогичными системами. Уверенный пользователь Excel / Google Sheets. Грамотная устная и письменная речь. Желательные: Опыт работы с ГЛОНАСС / системами мониторинга транспорта (Виалон). Опыт взаимодействия с механиками и водителями. Опыт внедрения KPI и мотивации для сотрудников отдела. Знание специфики строительной техники. Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС). Понимание процесса контроля топлива (потребность, заказ, топливные карты, взаиморасчёты с поставщиками). Личные качества: Системность — умеет выстраивать процессы, а не тушить пожары. Требовательность — не боится требовать и эскалировать. Коммуникабельность — легко находит общий язык с механиками, водителями, заказчиками. Внимательность к деталям — видит несоответствия в документах. Ответственность — доводит начатое до результата. Стрессоустойчивость — работает в режиме многозадачности. Инициативность — предлагает улучшения, а не ждёт указаний. Клиентоориентированность — понимает, что документы — это часть услуги для заказчика. Условия: Реальную возможность построить систему с нуля. Поддержку руководства и руководителя службы эксплуатации. Команду из 5 человек, которая ждёт управленца. Возможность влиять на процессы и видеть результат. Официальное оформление и стабильную зарплату. Испытательный срок 3 месяца. Полный рабочий день 5/2 (с 9-00 до 18-00), пятница до 17:00. Корпоративная мобильная связь. Доход до 150 000 ₽ на руки (оклад 120 000 + KPI 30 000).